Créée le samedi 18 septembre 2021
Nous allons intervenir sur deux catégories de personnels concernés par ce projet. La première concerne les managers, et la seconde, les opérateurs.
Il ne faut pas croire que le 5S n'implique que les opérateurs, personnels en prise direct avec le terrain. Cela intéresse toute la chaîne de commandement et on peut aller même jusqu'au directeur général et au président directeur général.
Pourquoi ?
Comme tout projet, le 5S demande des ressources financières, donc il faut absolument que les responsables soient convaincus de l'intérêt du 5 S.
En fait le cinq S ne correspond pas à une simple une méthodologie isolée pour arriver à la performance industrielle. Mais bien un outil de base de changement continu.
Par conséquent pour débuter, la nécessite d'un investissement s'impose et ensuite il faut entretenir l'outil pour que ces fonctionnalités restent actives. Un peu comme l'achat d'une voiture !
Cet investissement ne concerne pas seulement l'argent, mais aussi au temps à y consacrer pour assurer sa réussite.
Tous les projets et en particulier ceux qui abordent le phénomène de changement, le nombre d'obstacles, et donc, de problèmes peut se révéler important.
Cette démarche de résolution de problème pose des conditions de comportement face aux situations. Par exemple, nous chercherons plus un coupable à un problème.
Nous rechercherons les "pourquoi ?" (comme dans la méthode des 5Pq?), aussi bien pour les raisons des erreurs commises que des causes premières.
L'idée générale de la résolution de problèmes ne consiste pas à conceptualiser mais plutôt à agir sur le terrain et tester les solutions par les usagers.
Cet aspect de la démarche 5S indique la voie à suivre en termes de management.
La recherche constante de l'implication de l'ensemble des personnels concernés représente un gage majeur de réussite du 5S.
Débuter le processus par la recherche de l'implication
Pour que le groupe s'implique dans un projet, il faut qu'il y trouve son intérêt.
Pour cela, les managers s'efforceront de donner satisfaction groupe le plus motivé.
Comment identifier ce groupe ?
Choisir les personnes les plus motivées se fait relativement facilement si les managers posent des conditions crédibles de réussite.
Phase 0: Avant de commencer un tel projet, je vous conseille d'effectuer un Gemba Walk en utilisant les 3 G Voir Genshigembutsu
Phase 1: Les managers doivent s'assurer qu'ils disposeront bien des ressources nécessaires à l'aboutissement du projet. Il doit obtenir des garanties de la part de sa hiérarchie.
Si ces conditions de base ne sont pas réunies, alors il s'abstiendra de se lancer dans cette aventure. Notons que ce qui est décrit ici, reste valable pour n'importe quel projet !
Phase 2: Le manager présente la démarche 5S à tous les acteurs potentiels. Il aura le souci du détail en rapport avec le quotidien des personnes. Par exemple, il ne faudra nécessairement donner la valeur monétaire du budget consacré au 5S.
Cet aspect n'a pas un rapport direct avec leurs préoccupations de terrain. Il sera plus avisé de parler de moyens mis à disposition, par exemple: nouveaux outillages à main, matériel électroportatif ou encore d'achat d'E.P.I. plus en rapport avec leur souhait.
Phase 3: Analyser le compte rendu de la séance d'informations. Pendant, la réunion notez les questions posées et lors de l'analyse identifier les réponses négatives et positives. Ne vous souciez pas de l'objectivité des réponses, choisissez selon propres critères. Le but consiste à avoir une idée de la motivation du groupe. Si la majorité des réponses implique la négation: ne surtout pas développer le projet, vous allez dans le mur à coup sûr. Si vous avez une parité, retravaillez votre présentation en reformulant vos propositions en les orientant dans le sens des intérêts de votre personnel. Si vous obtenez des réponses positives, alors mettez en place votre projet, mais attention, tout le groupe ne vous suivra pas avec la même motivation.
Une partie du groupe correspond à ce qu'on appelle dans le marketing internet des "early adpter", c'est à dire, des personnes qui vont vous faire confiance. Vous comprenez, maintenant, l'importance de la crédibilité du manager face aux promesses.
Phase 4: Mettre en place, sur le terrain, le 5S. Restez présent lors des actions sur le terrain, répondez rapidement aux sollicitations des personnels engagés dans le processus, cela renforce votre crédibilité. Vous aurez toutes sortes de problèmes à résoudre, mais là, vous devrez vous appuyer sur les "early adopter" pour les résoudre, soumettez-leurs les problèmes, ils trouveront des solutions. Votre rôle change, vous devenez un support au projet en fournissant les moyens pour avancer !
Analysons le comportement de ce groupe en détail
La confiance de personnes de votre groupe crée un lien fort pour réussir le projet. Dès lors, vous devez tout faire pour ne pas le perdre, sinon cela deviendra presque impossible d'étendre le 5 S aux personnes moins motivée.
Cette confiance se gagne au jour le jour, en démontrant votre capacité à aider ces acteurs. Votre bonne foi et votre engagement vu au quotidien renforce la complicité entre vous et le groupe.
Afin de s'assurer, d'une motivation continue, il faudra apporter tous les moyens promis et ceux demandés par chacun des membres.
A quoi cela sert-il ?
N'oubliez pas que les personnes les plus motivées, celles engagées avec vous, se trouvent au milieu d'une majorité de personnes dubitatives regardant les autres agir. Cette scrutation, ciblera le moindre écart entre vos promesses et les actions de terrain. Si vous ne donnez pas d'arguments au groupe de fidèles, le groupe d'observateurs au mieux posera des questions et au pire commentera de manière négative.
Supposons que tout se passe bien, les observateurs, les dubitatifs, commence alors une sorte d'introspection, en se demandant et s'ils avaient raison de suivre les promesses faites car moi aussi je veux avoir les mêmes moyens (matériel, formation, condition de travail).
Petite remarque importante concernant la distribution des moyens, lors de leur distribution, seuls les engagés dans le processus 5S peuvent en bénéficier ! Ceci est très important: vous devez récompenser l'engagement !
L'erreur commise dans des entreprises avec un management top-down, réside dans le déploiement dans la totalité de l'organisation ou du moins à un grand nombre de personnes, sans mesurer la motivation. Il se crée souvent des malentendus, l'encadrement ne comprend pas pourquoi les salariés ne se motivent pas plus pour ce projet et les subordonnés trouvent normal d'enfin avoir du matériel pour travailler. Ils ne voient pas en quoi ils devraient faire un effort puisqu'ils n'ont rien demandé !
Le but de la crédibilité
La finalité des 5S reste l'autonomie des salariés, autrement dit, ne plus perdre du temps à surveiller les faits et gestes des acteurs de terrain. Cette autonomie sert à la diffusion des bonnes pratiques, axe central de l'amélioration continue et/ou du Lean management. Tous les outils de ces deux concepts se basent sur le 5S qui débute l'application des bonnes pratiques, par conséquent, la réussite ou l'échec de cette démarche conditionne celle de l'application des outils.
L'effet le plus notoire de la crédibilité concorde avec l'enthousiasme émis par les personnes collaborant au 5S, et de fait, se répercute sur l'ensemble des salariés en contact avec eux. Ces enthousiastes deviennent les meilleurs ambassadeurs du projet, cet effet viral convainc, sans même perdre votre temps à convaincre, encore et encore...
Le temps, allié le plus précieux de la viralité, la patience dans le déploiement du 5S ancre les bases de vos futurs plans d'actions d'amélioration et renforce la crédibilité.
Une durée de deux ans pour obtenir un 5S fonctionnant sans heurts et dans une continuité positive, convient pour la plupart des organisations. N'oublions pas qu'il s'agit d'un changement de paradigme pour les managers et les salariés.
Comment convaincre les irréductibles ?
Il y aura toujours des rebelles, ils peuvent aussi changer, mais cela prendra plus de temps encore.
Notez bien ceci, cette nouvelle façon de manager ne convient pas à tout le monde. Certains n'arriveront pas à s'adapter, il faudra alors envisager une séparation à l'amiable. Attention, il ne s'agit pas de virer les personnes séance tenante ! N'oubliez pas, la viralité peut opérer dans le sens contraire à vos objectifs. Par conséquent, démontrez votre bon sens et mettez tous les arguments de votre côté en favorisant un départ sur la volonté de la personne à se soustraire à l'effet majoritaire mis en place.
L'aide du R.H. augmente les chances d'une séparation réussie, sans accroc. Notamment par leurs connaissances des dispositifs en faveur d'une scission convenable pour toutes les parties.
Évidement, n'écartez pas les exclusions difficiles, elles peuvent exister et doivent correspondre à des cas particuliers d'obstructions caractérisées.
Conclusion
La motivation des personnes prenant en charge un projet correspond à l'élément de base pour réussir. Quelle que soit la méthode ou les outils utilisés, les acteurs du projet restent le levier principal de concrétisation du plan à réaliser. C'est pourquoi, il faut absolument s'attacher à convaincre le plus grand nombre.
Les échecs dans les projets comportent toujours une erreur humaine. Appliquer le Poka-Yoké (l'erreur est causée par un défaut ou manque, le défaut vient d'une erreur) devient alors un objectif fondamental de management.
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