Exemple de Guide d'Entretien de Progrès Débuter avec un guide d'entretien Le Plan Le plan du guide d'entretien peut avoir la structure: Rappel des faits Identifier les acteurs Identifier la problématique Identifier les informations manquantes Formuler les hypothèses de la demande Formuler les hypothèses d'action (démarche à effectuer en fonction du point 5) 1- Rappel des faits Bonjour, voilà nous nous rencontrons pour établir une évaluation de votre poste de travail. Cet entretien a pour but d'établir les points de progrès, c'est pourquoi on vous a remis un questionnaire accompagné d'une note explicative sur le but de cette rencontre. Avez-vous des questions concernant ces documents ? 2- Identification des acteurs Comme vous le savez notre N+1 ou PDG souhaite obtenir une information aussi précise que possible pour améliorer notre service aux clients. Par l'intermédiaire des R.H. qui centralise les comptes-rendus et Moi (le chef) qui effectue les rencontres avec les personnes de notre équipe, nous allons établir un programme individuel et collectif de progrès. 3- Identifier la problématique Pour construire ce plan de progrès nous devons disposer d'un maximum d'informations sur la situation présente et cela ne peut se faire sans votre participation active à cette démarche. En fait, la difficulté principale pour nous (les acteurs) c'est de connaître en détails ce qui fonctionne ou pas, c'est pourquoi, votre aide est indispensable. 4- Les informations manquantes Par l'opportunité de votre questionnement, vous découvrirez ce qui se cache derrière l'apparence que veut se donner votre interlocuteur. Ici le choix des questions se portera sur les questions ouvertes. 5-Formuler les hypothèses de la demande Ce que nous vous proposons, c'est de répondre au questionnaire de manière à en déduire les éléments de construction du plan de progrès . Pouvons-nous voir ensemble vos réponses ? Laissez parler votre interlocuteur, poser des questions ouvertes, relais ou miroirs Notez les éléments qui vous semble importants. Remarque: le fait de noter pendant qu'une personne parle et de poser des questions en même temps, la valorise. "Si mon chef prend des notes de ce que je dis, avec en plus mes explications, c'est que cela a de la valeur". 6-Formuler les hypothèses d'action Vous reformulerez les propositions d'actions de votre collaborateur afin de marquer votre accord ou non. Cette dernière étape correspond à la conclusion de l'entretien. Je pense que nous avons vu tous les points que vous souhaitiez traiter ? Michel Watrin Ingénieur Formateur Cabinet GINALEX Site http://ginalex.free.fr/ Mes diaporamas:Youtube Mon Blog : Manager de terrain

Entretien d'évaluation Les questions

Entretien d'évaluation Les questions

Les questions de démarrage Le principe de la communication veut qu'au démarrage d'une conversation, l'interviewer pose des questions ouvertes. Le but, en début d'entretien, consiste à obtenir des informations sur le déroulement d'une période de travail et le ressenti du collaborateur. Les questions ouvertes, ne doivent pas être des questions bateaux ; Que pensez-vous de cette période passée ensemble ? Comment vivez-vous votre travail, votre mission, votre nouvelle affectation ? Qu'avez-vous à me dire sur votre travail ? Vous risquez fort d'obtenir des réponses bateaux, elles ne vous apprendront rien, sur les besoins de vos collaborateurs dans l’exécution de leurs tâches. Vous ne devez pas, tout attendre de la part de votre partenaire de travail car votre collaborateur, est aussi un partenaire ! Grâce à sa force de motivation, il peut rendre une tâche sous forme d'une simple suite d'actions à mener ou une mission investie d'un objectif partagé. Dès lors, dans les questions, montrer votre intérêt pour son rôle dans votre équipe, votre collaborateur doit se sentir valoriser par participation, c'est alors qu'il partagera avec vous ses émotions et ses besoins pour progresser. Voyons quels types de questions nous pouvons poser ? Dans la mission X que vous avez menée, quelles résultats en avez-vous tirés ? Quels sont les points positifs ? Quels sont les points négatifs ? Le principe de ce type de question réside dans la bonne connaissance DES ÉTAPES IMPORTANTES pour votre partenaire, dans SON PARCOURS.   C'est à dire, avec ses références et pas les vôtres, n'oubliez pas, vous voulez obtenir des informations. Vous comprenez l'intérêt de préparer votre entretien, avec des faits marquants, intéressant au premier chef, votre collaborateur. Si vous pensez improviser pendant l'interview : oubliez ! Cette erreur commise fréquemment, entraîne vers des hors-sujets, ce phénomène de digression progressive n'apportera rien à votre objectif, pire il risque d’entamer la durée de l'entretien. Dans l'exemple ci-dessus, nous avons cité la mission X, il faut que celle-ci soit plutôt positive pour le salarié. En fait, dans votre préparation, mettez d'abord les réussites les plus éclatantes et progressez vers les moins concluantes. De cette manière, une fois "la machine lancée" sur des notes positives, le salarié pourra envisager des situations d'échecs et les analyser avec vous. Rappelez-vous, ce n'est un tribunal !

Les questions de relance Traditionnellement, nous utilisons des questions miroirs, en reprenant un mot ou la fin d'une phrase, des questions relais, avec des termes comme "c'est à dire", des exclamations "ah bon". La reformulation,bien maîtrisée donne également d'excellents résultats. L'exercice de ces techniques restent tributaires de la sincérité de son utilisateur. Si à un moment donné, votre vis-à-vis, sent un calcul derrière votre stratégie, il se refermera comme un huître et vous aurez beau multipliez l'usage de tout l'arsenal d'outils de communication ; le "charme est rompu". Les questions de relance requièrent un intérêt pour votre partenaire, comme pour les questions de démarrage. Intéressez-vous d'abord aux actions de votre interlocuteur, faites de l'écoute active, et j'ajouterais, productive. Au sens où, les relances vous informent de renseignements qui vous étaient jusqu'alors inconnus.  Les entames de phrases comme  "qu'est-ce-que ?", "comment ?" vous serviront de déclencheur d'intérêt.  Le "qu'est-ce-que ?" permet de mettre en lumière un point précis du discours de votre collaborateur, le "comment" vous informe sur la manière et le degré d'attention porté. Vous pouvez également user des formules suivantes : -En quoi... ? -Dans quelles mesures... ? -Dans quel cas... ? -Par rapport à quoi... ? -En quel sens... ? La difficulté majeure des relances réside dans la capacité d'écoute, souvent contrariée par la contrainte de temps et l'ambition de vouloir terminer dans les temps. Sachez que le temps consacré à l'entretien doit être mis à profit par son analyse. Si vous coupez court, vous aurez des infos peu exploitables et dont le retour sur investissement donnera aucun bénéfice, du pur gâchis. Les questions de conclusions Cette partie considérée comme la plus difficile, peut-être... En fait, si vous avez approfondi suffisamment avec les relances, le sentiment commun des protagonistes se figera dans une sorte d'auto-satisfaction et la conclusion viendra d'elle-même. Il reste alors à bien synthétiser le discours en utilisant le QQOCQ ou Quoi, Qui, Où, Comment et Quand. Formulez votre synthèse en commençant par : "Vous avez parlé de (Quoi)...et vous avez(Qui et Comment).....dans(Où).....pendant (Quand).... Assurez-vous d'avoir un maximum d'informations, et donc, la réponse aux QQOCQ. Même si cette méthode n'est pas exhaustive, elle vous donnera une bonne idée du contexte dans lequel évolue votre collaborateur. Michel Watrin http://ginalex.free.fr/

Entretien d'évaluation: Les dangers de l'analyse

Entretien d'évaluation Les dangers de l'analyse Bien régler la mire Il ne s’agit pas de porter un jugement de valeur sur la personne intéressée, mais d’évaluer des prestations fournies (des faits) par rapport à celles demandées.     Celles-ci sont qualifiées exclusivement d’après les exigences du poste de travail, en se fondant sur des valeurs mesurables et non sur des facteurs subjectifs. Remarques: Si vous ne possédez pas de définition de poste de travail dans votre entreprise, vous devriez obtenir une équivalence dans la convention collective en fonction du statut de votre collaborateur. La grille des coefficients peut servir de base pour l'avancement et pour l'évaluation de la capacité à passer au niveau "supérieur". Exemple: Savoir maîtriser quelques compétences équivalentes à un statut plus élevé permet d'introduire cette progression. Attention toutes les compétences du statut présent devront être maîtrisées. L’évaluation des prestations engage autant le supérieur que la personne évaluée à déterminer des objectifs, à les discuter, à négocier moyens et résultats.     Il est important d’accepter la confrontation et la diversité des points de vue, l’entretien ayant pour but d'approfondir et d'expliquer les perceptions de chacun. En cas de situation conflictuelle Lorsque la lecture de l’analyse des prestations, fait apparaître une situation conflictuelle, entre, le collaborateur et sa hiérarchie. Les responsables du service du personnel, et/ou, du bureau des relations humaines, prendront contact avec les deux parties, ainsi qu’avec la hiérarchie indirecte, (administrateur, doyen, chef de division) en vue de trouver une solution (voir gestion des conflits-Formation Management module communication). Remarques Ces acteurs, pour être efficaces, devront se tenir à la disposition des parties prenantes du conflit, de manière à aplanir le plus rapidement possible les malentendus qui pourraient resurgir (rancune de l'une des parties). Si cette disposition, n'est pas prise en compte, les coûts de poursuite peuvent réduire à néant, les efforts menés depuis le début de ce processus. On voit par là , l'importance de ce suivi, qui à tout moment peut basculer la pertinence économique de ce projet. Des séances de formation et d'information ont la capacité de synthétiser et de focaliser les points positifs vers l'intérêt d'un objectif commun. Le prochain post, je vous proposerai, des exemples de questionnaires. Michel Watrin http://ginalex.free.fr/

Entretien d'évaluation: Quel intérêt

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L'entretien d'évaluation : Pour quoi faire ? Ce qu'il faut savoir avant de commencer Pour aborder l'entretien d'évaluation, une connaissance voire une maîtrise des techniques de base de la communication favorise la qualité de votre prestation. La préparation de cet événement pour le salarié et pour le responsable donne des gages de réussite. Elle se concrétise par la satisfaction des deux parties à l'issue de la rencontre. Pourquoi préparer ? Pour évaluer votre collaborateur et obtenir un résultat significatif, la connaissance, à l'avance, des sujets à traiter le rassure. Il ne part pas dans l'inconnu. Il connaît les tenants et les aboutissants. Pour l'évaluateur: Il gagnera du temps lors de la rencontre. Quand on sait, qu'il y a plus d'une personne à recevoir, cela compte ! La transparence sur cette procédure donne confiance, cependant, elle ne doit pas s'arrêter à la seule rencontre Collaborateur-Responsable. Vous aurez, avec la personne en charge des ressources humaines, à bien connaître les conséquences et les utilisations des comptes-rendus, pour en informer les salariés concernés. Si pour vous, au bout de plusieurs entretiens cela devient une routine, sachez que pour le salarié ça reste une première. N'oublions pas, que le but de cette démarche, se situe dans l'apport de valeur ajoutée par rapport au processus où se trouve le salarié. Si on ne constate pas de progrès, dans la motivation par exemple ou dans un autre indicateur de performance, les coûts associés à cette entrevue le seront en pure perte ! c'est pourquoi, le manager doit bien comprendre les enjeux de la mise en place de ce type d'entretien, sinon, il aura l'impression d'un gaspillage de temps. Il deviendra acteur de réussite, en convainquant, par son attitude, les collaborateurs avec lesquelles il travaille au quotidien. Bien préparer l'entretien Distribution du questionnaire, accompagné d'une note expliquant l'ensemble de la démarche et les objectifs poursuivis, par cette évaluation (intégration dans le projet d'entreprise) aux salariés concernés, le responsable hiérarchique fixe la date de l'entretien d'évaluation (au moins 15 jours à l'avance). Suite → → Suite Le formulaire d’analyse des prestations et des propositions du salarié (il peut être également disponible sur réseau informatique), conçu pour être écrit à la main, est rempli par le responsable hiérar­chique après l’entretien d’évaluation. Si nécessaire, des commentaires peuvent être ajoutés sur une ou plusieurs annexes, qui feront alors partie intégrante du dossier. L’analyse des prestations et des propositions, permet d’établir l’adéquation, entre les prestations du collaborateur et les objectifs précédemment fixés. Il convient de rechercher, avec la personne, les causes des éventuels écarts et de prendre les mesures utiles (disponibilité des moyens), afin de, permettre au collaborateur d'atteindre les objectifs pour la période suivante. Le collaborateur, prend acte du contenu de l’analyse des prestations par sa signature, avec remarques éventuelles. S’il n'approuve pas l'appréciation donnée par son supérieur, il mentionne son désaccord sous la rubrique "observations du collaborateur’’. Le supérieur ne doit pas influencer son collaborateur, pour qu'il modifie son point de vue ou rechercher à tout prix un compromis. L’analyse des prestations est retournée au service du personnel, en suivant la voie hiérarchique. Après signatures, des différentes parties, une copie sera adressée par le service du personnel, à l’évalué. Les analyses de prestations, établies pour le personnel payé par les fonds privés (intérim, par exemple), sont classées dans le dossier personnel. L'entretien d'évaluation: Sur la base des éléments de réflexion proposés, le responsable hiérarchique et son collaborateur se réunissent dans un lieu calme, si possible (pas d'interruption par de tierces personnes). Exceptionnellement, sur demande de l'une ou de l'autre partie, il peut être fait appel à la voie hiérarchique indirecte et/ou au département des ressources humaines. Le dialogue entre le responsable et son collaborateur est un moment privilégié. Il donne au collaborateur l'occasion de s'exprimer, de savoir ce que le supérieur pense de son travail (celui-ci n’oubliera pas de relever les points positifs et les progrès déjà réalisés), de communiquer ses soucis et ses difficultés, ses désirs et ses aspirations, au besoin, de mettre certaines choses au point. Michel Watrin http://ginalex.free.fr/