Définir l'analyse système

Auditer vos processus avec un outil performant. Regardons de plus près l'analyse système Un système c'est quoi ? J. de Rosnay Un système est un ensemble d’éléments en interaction dynamique, organisé en fonction d’un but. AFNOR Ensemble d’éléments organiques réagissant les uns sur les autres en vue de remplir une fonction. Ensemble d’actions planifiées, hiérarchisées et systématiques dont la description est l’objet d’un plan d’actions. Larousse -Combinaison d’éléments réunis de manière à former un ensemble -Ensemble de méthodes, de procédés destinés à assurer une fonction définie ou à produire u résultat. Et l'analyse systèmique ? Définition de systémique  (Larousse) -Relatif à un système pris dans son ensemble. -Analyse systémique: qui envisage les éléments d’une conformation complexe, les faits, non pas isolément mais globalement, en tant que parties intégrantes d’un ensemble dont les différents composants sont dans une relation de dépendance réciproque. Michel Watrin Ingénieur Formateur Cabinet GINALEX Site http://ginalex.free.fr/ Mes diaporamas:Youtube Mon Blog : Manager de terrain

Propriétés de la boucle de rétroaction

Auditer vos processus avec un outil performant. Propriétés de la boucle de rétroaction Description Le système principal siège de la transformation correspondante à la fonction d'existence du système lui-même, possèdera une entrée et une sortie modifiée quelque peu par les système Capteur et Évaluateur. Le système Capteur: Transforme la sortie en une variable directement mesurable dont l'unité de valeur correspondra à celle l'entrée de manière à ce que système Évaluateur puisse établir une comparaison fiable. La Boucle de Rétroaction correspond à un système de transport des données de sorties et éventuellement les transforme en une autre unité de mesure physique afin de rendre compatible les données de sortie et d'entrée dans le système Évaluateur. Exemple: Un thermocouple placé dans un four mesure la T° et renvoie la donnée par un signal électrique dont la grandeur enclenchera la commande de combustible. Le Système Évaluateur: Comme décrit précédemment, il comparera les données reçues par le capteur avec celle de la consigne. La Consigne: Cette valeur correspond à une constante prédéfinie, elle représente un objectif ou une valeur moyenne de fonctionnement du système principal considérée comme acceptable. La consigne peut être ajustée par un pilote, celui-ci possède le pouvoir de modifier la consigne en fonction des modifications de l'environnement (circonstances et conditions) ou de l'objectif. Michel Watrin Ingénieur Formateur Cabinet GINALEX Site http://ginalex.free.fr/ Mes diaporamas:Youtube Mon Blog : Manager de terrain

Les types de systèmes

Auditer vos processus avec un outil performant. Système ouvert et fermé SYSTEME OUVERT Comme on peut le voir sur la figure ci-dessus, le système échange avec une multitude de systèmes qui constitue son environnement. Autrement dit, il échange avec lui des données qui peuvent modifier le système lui-même. Dès lors pour réaliser une analyse système, nous veillerons à : Soit obtenir UN environnement stable Soit identifier les modifications significatives de l'environnement Exemple Échauffement d'un ordinateur dû à son utilisation→ échange avec le milieu SYSTÈME FERMÉ Dans le cas d'une influence significative de l'environnement sur le système, il faudra agir sur lui afin qu'il conserve ses caractéristiques de départ. En utilisant la cybernétique ou science des contrôles dont les 3 fonctions principales; Contrôler, Réguler, Asservir, s'inscrivent dans l'analyse systèmique et la notion de boucle de rétroaction, le système possède alors les moyens pour se contrôler. La rétroaction ou feedback en anglais, agit en retour à partir d'une sortie identifiée sur l'entrée identifiée du système étudié. Le système évolue alors en fonction de la sortie, ou encore, en fonction de son objectif. On parlera de régulation du système. Son influence peut être positive lorsqu'elle amplifie les entrées et négative lorsqu'elle diminue ces mêmes entrées. Le délai de réaction de la boucle influence la stabilité du système. Son inertie peut provoquer une instabilité allant jusqu'à la disparition du système. L'intérêt de la boucle de rétroaction est de permettre à un système de "survivre" dans un milieu changeant ou instable. Cette boucle devient inutile quand le milieu est stable. Remarquons que dans ce cas, le système est vulnérable car il dépend complètement des conditions de son environnement. Le capteur: Présente un obstacle de repérage du critère, c'est à dire de la variable caractérisant la sortie, dont la valeur (indicateur) exerce , par l'intermédiaire d'un système complémentaire, une action sur l'entrée. Michel Watrin Ingénieur Formateur Cabinet GINALEX Site http://ginalex.free.fr/ Mes diaporamas:Youtube Mon Blog : Manager de terrain

L'effet réseau dans l'analyse système

Auditer vos processus avec un outil performant. Les réseaux ou l'effet systémique Voici un réseau de systèmes dont les entrées-sorties, difficilement identifiables, s'enchevêtrent sans ordre précis. Contrairement au réseau de Jacques Mélèse où tous les éléments du réseau possèdent une identification, nous ne possédons que les fonctions des différents éléments identifiables, ceux qui apparaissent sur le schéma. Imaginons que l'ensemble des systèmes subisse des circonstances différentes suite à l'influence de facteurs externes au réseau, de nouveaux systèmes viennent alors s'ajouter au réseau existant. Prenons comme exemple la crise de 2008, en prenant arbitrairement comme début le crack boursier. Toutes les banques du monde s'en trouvent affectées plus ou moins. Mais les réseaux européen et américain ont commencé à vaciller et c'est à ce moment que des nouveaux systèmes se manifestent par l'intermédiaire des Etats et des Banques centrales. Bien que ces nouveaux systèmes détenaient des relations avec les banques, comme par exemple les emprunts ou comme contribuables mais pas en tant qu'institutions financières. Au vu des risques d'écroulement du réseau bancaire mondial, les Etats décident d'intervenir pour sauver les canards boîteux, allant, pour les Américains jusqu'à "manger leur chapeau" en tant que leader du modèle ultra-libéral. Nous découvrions la possibilité d'un "risque systèmique", autrement dit un risque plus difficilement détectable car influencé par de multiple relations dont certaines inconnues de l'observateur. Vous comprenez aisément, le rôle du ou des observateurs qui avec leur prisme réducteur composé de dogmes, de certitudes, d'à priori, d'hypothèses séculaires ou encore de formules mathématiques se confortent les uns, les autres dans leur prise de décision (voir Théorie du cygne noir). On voit alors se créer des phénomènes psychologiques, comme la peur panique, qui correspondent simplement à une amplification de décision de leaders. Notons que le risque systèmique porte aussi le nom d'effet domino. De mon point de vue, le nom est impropre car dans ce cas on connaît les conséquences de proche en proche. Le domino étant placé par l'homme à un endroit précis, par contre, dans le système on ne peut rien prévoir.  La raison de l'assimilation des deux vocables se trouve dans la similitude de la complexité des réseaux. Michel Watrin Ingénieur Formateur Cabinet GINALEX Site http://ginalex.free.fr/ Mes diaporamas:Youtube Mon Blog : Manager de terrain

Analyse système

Auditer vos processus avec un outil performant. Analyse système Analyse Une analyse exhaustive de l'effet de l'environnement sur le système donnerait un travail impossible à réaliser. C'est pourquoi, nous nous concentrerons sur les facteurs significatifs d'influence. Caractéristiques d'un système: Une fonction d'existence (finalité) Une limite perméable (système ouvert) Des entrées et sorties Procédure Première étape: Identifier le système principal Le système principal → Objectif principal de l'analyse Deuxième étape: Identifier la fonction d'existence du système . A quoi sert-il ? La fonction peut s'exprimer par un verbe d'action à l'infinitif. Troisième étape: Identifier la limite du système Jusqu'où reste vrai l'existence du système ? peuvent être physique et/ou informative. Quatrième étape: Identifier les Entrées et les Sorties -Les entrées → correspondent généralement aux données identifiant le système Dans une première approche, on listera comme entrées, les données précisant le système. -Les sorties.→ entrées avec transformations, S = E + Transformation Cinquième étape: Identifier la boucle de rétroaction Sortie = Objectif de la transformation + Ecart, identifier l'écart revient à préciser la boucle. La boucle pour s'initier a besoin d'un indicateur d'action. Exemple: Nombre d'accidents (indicateur) → mesures pour réduire l'écart (action de la boucle) Sixième étape:Identifier les systèmes complémentaires Ils peuvent s'extraire des données complexes en entrée qui comportent d'autres informations. Ils peuvent aussi faire partie de contraintes environnementales. Exemple: Les conditions atmosphériques d'une manifestation extérieur. Septième étape: Identifier les systèmes asservis Tirer des systèmes complémentaires ceux qui possèdent un ou plusieurs liens d'existence avec le système principal. Autrement dit, ils ne peuvent exister que par la présence du système principal. Exemple: Les parasites. Michel Watrin Ingénieur Formateur Cabinet GINALEX Site http://ginalex.free.fr/ Mes diaporamas:Youtube Mon Blog : Manager de terrain

Le modèle de Jacques Mélèse

Auditer vos processus avec un outil performant. Le modèle de Jacques Mélèse (Audit processus) ORIGINE Jacques Mélèse Polytechnicien, consultant français et enseignant à l’université de Paris IX promoteur de l'application de la pensée systémique aux organisations propose en 1971 l' "Analyse modulaire des Systèmes" (AMS) comme outil d'analyse des organisations. A partir de ses différentes expériences en entreprise, il a observé des difficultés notables dans la gestion de l'information, de l'informatique, la stratégie de développement, les modifications de structures ainsi que les conditions de travail. Il a remarqué, lors de processus d'analyse, une démarche d'apprentissage collective aboutissant à une meilleure compréhension mais augmentant la complexité de l'étude. Pour éclaircir ces situations il utilise l'analyse systèmique pour rationaliser et donner un modèle de base suffisant à la compréhension des organisations. LE VOCABULAIRE DE L'ANALYSE MODULAIRE DES SYSTÈMES 0- Mission de l'activité (du couple Module de Pilotage-Module Technologique) On appelle sous le code 0 la mission de l'activité dans le système, par l'expression synthétique de sa fonction et de ses buts. L'existence du pilotage du Module Technologique présuppose la capacité de remplir les tâches en vue d'obtenir l'objectif de ce même module. 1- Facteurs internes des modules technologiques Ce sont les moyens, méthodes et règles qui concourent dans le module à la réalisation de la transformation. 1.1 Equipements→Machines / outillages/ immeuble 1.2 Personnel→ Compétences / Nbre / Répartition  1.3 Règles opératoires qui régissent la mise en œuvre des moyens→ Gamme opératoire /Nomenclature /Ordonnancement / Planification /Ordre de fabrication 1.4 Degré de programmation: dans quelle mesure les règles sont codifiées ou discrétionnaires ? → Procédures / Règlement / Norme 1.5 Éléments de contrôle interne: chiffre, ratios, mesures renseignant sur la mise en œuvre des moyens (ex: taux de charge des machines)→ Fiabilité des équipements / τ d'absentéisme/ Volume de production 2- Facteurs internes du module de pilotage Il regroupe des Centres de décision, de programmation, d'évaluation et de régulation. 2.1 Équipement (ex: ordinateur)→ 2.2 Règles opératoires→ Règlement/ Normes/ Tableaux de bord 2.3 Degré de modélisation et de programmation (ex: gestion assistée par ordinateur) 3- Entrées du Module Technologique 3.1 Entrées technologiques principales: Flux entrant qui justifie l'existence du module, c'est à dire sa mission essentielle. Ce sont ces entrées qui subissent la transformation caractéristique du module (ex: matières premières). Parfois, le même module effectue plusieurs transformations en parallèle, ce qui amène à distinguer entrées majeures et mineures. 3.2 Entrées technologiques secondaires: Autres entrées technologiques nécessaires à la réalisation de la transformation (ex: outillage, accessoires, air comprimé, réparation machine) 3.3 Entrées opératives: Ce sont des informations nécessaires au M.T. pour effectuer sa mission (ex: gammes ,analyses, demandes d'achats, de dépannage). 3.4 Entrées informatives: Ce sont des informations non nécessaires à la réalisation de la transformation mais utiles pour améliorer son efficacité ou diminuer son coût (ex: charge des ateliers amont ou aval, retards de livraison) La distinction entre entrées informatives et opératives est intéressante dans la mesure où les analyses informatiques se préoccupent des informations quantitatives formalisées et répétitives (opératives), ce qui conduit à négliger les informations non quantifiées ou non formalisées qui ont souvent un grand poids dans les décisions Michel Watrin Ingénieur Formateur Cabinet GINALEX Site http://ginalex.free.fr/ Mes diaporamas:Youtube Mon Blog : Manager de terrain

Carte Heuristique: Comment l'utiliser ?

Carte Heuristique Comment l'utiliser ? l'idee principale Commencez la carte par un dessin coloré placé bien au centre de la page. Ce dessin doit représenter l’idée principale et sert à éveiller la créativité tout en laissant de la place pour développer les idées secondaires. Il n’est pas nécessaire de savoir dessiner car c’est plus une évocation qu’une illustration. idees secondaires Les idées secondaires rayonnent sur des branches en partant du noyau central. Personnellement, nous dessinons souvent des branches qui s’inspirent de celle ci-contre (un morceau ramassé le long d’une route). les symboles Les branches sont illustrées par des symboles associés au thème développé. Cette association est personnelle et facilite grandement l’impact visuel du document. Avec la pratique, on se constitue une collection de symboles simples à dessiner et ayant une signification directement perceptible.   mots images Encore plus facile : on peut également utiliser des mots-images. Il s’agit de mots dont le sens est illustré directement par leur représentation. Bon compromis entre le texte et le dessin, certains font preuve de beaucoup d’imagination, comme dans le joli livre de Joël Guenoun Les mots ont des visages. Visualiser le fichier SCRBEANS de type WMF (fichier image), que vous pouvez trouver sur le net ou sur le CD-ROM de Microsoft dans le répertoire suivant: \Clipart\Scrbeans. connexions Les liens qui apparaissent entre les différentes idées de la Mindmap sont illustrés par des flèches qui relient les idées entre elles. Ces liens peuvent être colorés, pointillés, épais ou fins selon la signification qu’on leur prête et qui est toute personnelle. conseils pratiques Placer le papier horizontalement (format P A N O R A M I Q U E car nos deux yeux ne sont pas alignés verticalement) ;   Utiliser des dimensions différentes de caractères ;   Varier les couleurs, les tailles, les textures ;   Utiliser des codes et des symboles ;   Utiliser seulement un mot-clef par branche  (C’est sans doute l’un des points les plus difficiles quand on débute. Si l’on écrit par exemple "point négatif" lors d’une évaluation, notre cerveau restera enfermé dans cet a priori négatif. Avec juste le mot-clef "point" sur une branche et "négatif" sur l’autre, vous ouvrez la voie à d’autres idées : "positif", "à améliorer", "satisfaisant", "drôle"...) ;   Ajuster la branche à la taille du mot ;   Tracer les branches principales en grand ;   Éviter d’écrire les mots verticalement. style personnel Au début, on est déçu par l’aspect graphique final (pour rassurer les débutants, nous tenons à leur disposition les exemples de nos débuts -)) Le respect de la technique est assez exigeant car il faut assimiler pas mal de contraintes nouvelles (par rapport à l’écriture classique et linéaire). Heureusement, plus on pratique la méthode, plus le style devient personnel et efficace. Et surtout, on ressent les bénéfices : prises de notes plus rapides et plus exploitables, idées claires, informations qui reviennent sur le bout des lèvres en repensant juste à la carte etc. REMARQUE: Utilisez cette méthode pour rédiger des procédures impliquant d'autres activités que celles énoncées dans le déroulement de base. Voir le diaporama cliquez ici : Michel Watrin Ingénieur Formateur Cabinet GINALEX Site http://ginalex.free.fr/ Mes diaporamas:Youtube Mon Blog : Manager de terrain

Carte Heuristique: C'est quoi ?

Carte Heuristique Outil original de résolution de problème DÉFINITION La carte heuristique est une technique de représentation graphique d’idées et des relations entre ces idées. Une telle représentation s’appelle une Mindmap® (ou encore Mind Map®, map, schéma heuristique (du grec heuriskein, qui signifie l’art de la découverte), topogramme, carte, etc.). Nous avons choisi le terme "carte heuristique" pour deux raisons : pour la plupart des gens, le mot "carte" est plus parlant que "schéma" qui est souvent associé à l’idée d’approximation ; le mot "heuristique", même s’il fait parfois peur au premier abord ("C’est une secte votre truc ?"), décrit parfaitement les bénéfices de ces cartes qui favorisent la découverte. APPLICATION La carte heuristique peut s’utiliser à chaque fois que vous avez besoin de coucher des idées sur le papier : Prise de notes à l’occasion de réunion, de conférences, de cours, etc. ; Résumé de documents écrits (articles de journaux, livres, notes de service, cahier des charges, appels d’offre...) ; Prise de décision ; Gestion de projets ; Animation de réunions ou de groupes de travail ; Prise de parole (conférence, présentation personnelle lors d’un tour de table...). Cette liste n’est pas limitative. En fait, les domaines couverts sont tellement vastes que certains esprits sceptiques justifient leur réticence par « si la carte heuristique est bonne pour tout, c’est qu’elle est forcément bonne à rien ! ». AVANTAGES La carte heuristique exploite et favorise le fonctionnement naturel du cerveau : Association d’idées, utilisation de la couleur et du dessin pour une meilleure mémorisation (60% du cortex est impliqué dans le traitement des informations visuelles). Alors que la prise de notes linéaire, telle que nous l’avons apprise à l’école, nous maintient prisonniers d’une dimension (le temps), la carte heuristique brise ce lien et permet de devenir maître des informations que l’on consigne dans un espace à deux dimensions (voire trois si l’on compte la couleur, les illustrations, etc., qui sont autant de repères visuels). MATÉRIEL NÉCESSAIRE Pour réaliser votre première carte heuristique, il suffit de préparer le matériel suivant :   Papier blanc de grande taille (A3, sous-main, nappe en papier...). Avec l’habitude, une feuille A4 suffit la plupart du temps ;   Feutres de couleur, crayons de couleurs, fluo... ;   Feutres ou stylo de couleur noir ; Installez-vous confortablement dans un environnement calme et stimulant (un peu de musique douce, de l’éclairage en suffisance, le téléphone dévié...) pour une durée de trente minutes environ. Michel Watrin Ingénieur Formateur Cabinet GINALEX Site http://ginalex.free.fr/ Mes diaporamas:YouTube

ANDON ou comment anticiper une catastrophe industrielle

ANDON: L'assurance qualité L'auto-contrôle du système TOYOTA Intérêt Issu du TPS (Toyota production system), cet outil permet d'arrêter la chaîne de production, lorsqu'un opérateur remarque une anomalie sur la production en cours. De cette manière le client ne recevra pas le produit mal travaillé. Inconvénients: Etes-vous prêt à déléguer le contrôle Total ? Voici une question bien légitime, il devient nécessaire pour que le système soit efficace, de délivrer la responsabilité d'arrêt de la production à un opérateur. Ceci implique, une perte financière car pendant l'arrêt rien n'est produit, dirait Lapalisse ! Avantages:  Comme il a été dit plus haut, on empêche l'anomalie d'être vue par le client (voir COQ; coûts cachés et coûts sous-jacents), ceci limite les pertes économiques consécutives à la réparation de ce défaut. Dès lors, on peut se poser la question de savoir; si en fait, on est pas gagnant de cette affaire. En effet, si on contre-balance les coûts listés dans la norme X50-126 et ceux de l'arrêt, on s'apercevra très vite que "le jeu en vaut la chandelle". Qu'en est-il de la responsabilité de l'opérateur ? Pour appliquer cet outil, vous serez obligé de validé l'implication des vos salariés dans ce système. L'outil 5S, souvent considéré comme la base de l'amélioration continue car il marque le début d'une changement d'attitude face à son poste de travail (Voir article: le 5S c'est quoi ?). Cet outil bien intégré par les opérateurs, le reste devient beaucoup plus facile à appliquer; comme l'ANDON. Comment appliquer ? Il suffit de disposer, sur le poste de travail, un dispositif communicant avec  le responsable de la ligne de production; chef d'équipe, team leader ou chef d'atelier par exemple. Bien que l'opérateur soit autonome, la décision doit-être prise de manière collégiale. Le responsable se doit d'intervenir le plus rapidement possible et décider dans la foulée. Sans cela, cette coupure de production peut vous coûter très cher... L'évidence, nous conduit par conséquent à induire que l'opérateur et le responsable possèdent une solide formation sur les non-qualité et le respect des bonnes pratiques. Dans notre cas, l'importance se situe sur le niveau d'acceptation. L'entreprise doit s'assurer que les standards de production soient parfaitement assimilés par tous les salariés concernés. On devine que la formation permet d'atteindre cet objectif. Cependant, on ne peut se limiter à une validation de niveau de connaissances à un moment donné. Cette certification sera elle-même vérifiée périodiquement de manière à conserver un haut niveau de qualité. Ces coûts seront affectés aux dépense de prévention. Rappelons leur maîtrise aisée plutôt que les dépenses pour correction de défauts. Conclusion Outil simple à mettre en oeuvre en apparence, il devient plus plus complexe dans la conservation de son niveau qualitatif. Il ne supporte pas la dérive car le risque de catastrophe industrielle augmente en proportion avec l'écart. Michel Watrin Ingénieur Formateur Cabinet GINALEX Site http://ginalex.free.fr/ Mes diaporamas:Youtube Mon Blog : Manager de terrain