Le 5S c'est quoi ?

La fondation de tous les outils d'amélioration :Le 5S

La bouteille à encre Vous avez déjà certainement entendu parler du 5S. Ce sujet, traité par de nombreux auteurs et consultants donne parfois des résultats extraordinaire, et ce, en un temps très bref. Mais est-ce la bonne méthode pour obtenir les objectifs fixés par cet outil ? En voyant les actions menées dans les ateliers par des experts, on aperçoit des effets sur l'ordre et le nettoyage des postes de travail, surtout pendant leur présence. La première impression donne une image de changement radicale dans la vision, un peu comme quand une personnalité vient visiter les installations. Mais qu'en est-il 6 mois après, garde-t-on des installations aussi nettes ?  Pour obtenir des résultats aussi rapides chacun développe ses propres techniques. Les uns font un avant-après avec photos des postes de travail à l'appui. D'autres changent même le nom de la méthode pour en créer une nouvelle s'inspirant des 5S. C'est quoi le 5S ? L'origine de cet outil de progrès se trouve au Japon.  La lettre S dans la dénomination de la méthode représente la première lettre d'un mot japonais.  Traduire ces mots représente une tâche compliquée car il faut intégrer la culture japonaise pour bien comprendre le sens donné par leurs auteurs. Sans cette compréhension on court le risque d'une dérive importante. Par exemple, ne pas intégrer cet outil dans l'ensemble d'une démarche d'amélioration n'a pas beaucoup de sens. Essayons quand même de donner une traduction, en voici une ; Seiri : Débarasser Seiton : Ranger Seiso : Nettoyer Seikutsu:Ordonner Shitsuke:Intégrer Evidement cette interprétation est totalement personnelle, si vous avez l'occasion de lire des livres sur le sujet, vous ne trouverez pas les mêmes significations. Mais bon, cela nous aide à démarrer dans ce concept.

Les origines Essayons de retrouver la trace de cette méthode dans le concept de TOYOTA ou TPS (Toyota Production System).  Cette firme semble être à l'origine de la méthode, Taiichi Ohno auteur du livre "L'esprit TOYOTA" en parle déjà en 1978. D'autres auteurs parlent de l'efficacité des 5 principes cités plus haut, Hiroyuki Hirano dans "5 Pillars of de Visual Workplace" en 1990 et Takashi Osada "Les 5S" en 1991, dont le titre originel insistait sur l'importance dans la qualité totale. Dès le début, ce concept des 5S ne se concrétisait pas par un formalisme avancé. C'est pourquoi, il existe une grande liberté d'utilisation.   Au fait, ça sert à quoi le 5S ? Comme on l'a vu dans la rubrique précédente, l'intérêt de ce concept remonte déjà à quelques années. Aujourd'hui beaucoup de livres reprennent ce sujet en donnant des outils pour parvenir aux objectifs des 5S. Mais parfois on se perd dans la foison de techniques et on ne sait plus très bien quelle finalité il faut obtenir. le 5S en lui même ne sert pas à grand chose, si ce n'est rendre plus propre les postes de travail. Il faut dépasser cette première perspective et se projeter sur des buts plus lointain, certains appelleront cela une "philosophie". La finalité des 5S réside dans la formation des personnels à l'autonomie de gestion de leur poste de travail. Cela peut choquer les adeptes du Taylorisme pur et dur, mais cette méthode présente un avantage considérable: l'implication du salarié. Cet avantage, permet alors de se consacrer à l'excellence opérationnelle. Ce qui signifie une augmentation de la valeur ajoutée par rapport à la valeur non-ajoutée (les gaspillages par exemple) et donne une rentabilité accrue. Tout ça c'est bien joli, mais comment on fait ? Je vous propose de voir cela dans un prochain post.   Michel Watrin Ingénieur Formateur Cabinet GINALEX Site http://ginalex.free.fr/ Mes diaporamas:Youtube

Réussir votre Brainstorming

Créez de la valeur en résolvant vos problèmes : Partie 3 Réussir votre brainstorming

Brainstorming = « déchaînement d’idées » ou remue meninges Le brainstorming est une recherche collective d'idées. Formulée en 1957 par Alex Osborn, le brainstorming repose sur trois principes: La quantité entraîne la qualité. On a plus d'idées à plusieurs que seul. La séparation entre la période de production et la phase d'évaluation des idées est obligatoire.   Cela consiste en une séance de travail (1 heure), ou il faut faire jaillir le maximum d’idées. Cette technique repose sur quatre règles pendant les réunions : Toute critique (même justifiée) est interdite. L’exubérance est encouragée La qualité est un impératif. Il faut systématiquement rechercher les combinaisons et les améliorations. Le brainstorming suppose qu'il y a un problème à résoudre et que ce problème est posé.  C'est un présupposé qui est loin d'être évident, car trouver un vrai problème à résoudre est déjà un acte de création et, bien souvent, la formulation du problème induit déjà une solution. Partant du problème à résoudre, la logique hypothético-déductive habituelle produit généralement peu d'idées, de qualité médiocre. La méthode classique consiste alors à rechercher la meilleure solution par éliminations successives. Le brainstorming prend pour hypothèse qu'une solution de qualité a plus de chance d'émerger d'une démarche non directement orientée vers l'objet de la recherche mais orientée vers la quantité d'idées produites.  Cherchant la quantité, il est facile de constater que la production d'un groupe de dix personnes est largement supérieure à la somme des idées émises par ces mêmes dix personnes prises individuellement. Le groupe agit comme un stimulant et les idées de l'un trouvent autant d'éclairages différents qu'il y a de participants.  Le brainstorming a eu l'immense mérite d'affirmer que la création n'était pas nécessairement un acte solitaire et qu'elle pouvait être un travail d'équipe. Il est en effet difficile de demander soudain à un individu d'avoir un comportement créatif en parfaite opposition avec les règles de fonctionnement de notre société et l'éducation qu'il a reçue où toute production est évaluée et sanctionnée. Le brainstorming a un rôle de motivation interne indéniable, il revient à dire aux participants: « Vous avez des idées et elles sont intéressantes... »   Son inconvénient est de limiter la démarche créative au temps d'une séance, comme quelque chose d'exceptionnel, alors que cette démarche devrait être permanente. Le brainstorming s'applique particulièrement bien à la recherche de nom ou à la recherche de concept, d'une façon plus générale aux problèmes très peu contraints pour lesquels toute solution est a priori possible. Quelques préalables  Réservez au moins 1 heure pour réaliser la première phase (recherche d'idées) sans être dérangé.  En entreprise, veiller à fermer la porte de la salle dans laquelle vous allez travailler avec votre équipe et placez un panneau ne pas déranger. Pourquoi cette mesure ? Cette méthode a un coût non négligeable, mobilisation de plusieurs salariés pendant une demi journée, et ce, sans interruption.    Augmenter le temps de cette réunion par les interruptions accroît le coût investi, du fait de la désorganisation provoquée.  En effet, l'animateur doit arriver à créer un état d'esprit et donc sortir les salariés de leur contexte quotidien (préoccupation de travail) pour amener à se concentrer sur la production d'idées.  Les coupures, par des interpellations extérieures, sortent les esprits du contexte où l'animateur les amener, il faut alors recommencer le travail de mise en condition.

Passons à l'action Un sujet est lancé et l'animateur note les idées de solutions au paper board   Conditions de creativite Pendant le tour de table, il est impératif de respecter les règles suivantes : Jamais de critique ni de moqueries, gestuelles ou verbales  Evitez d'éteindre la créativité d'une personne timide Pas de discussion à propos d’une idée  On risque de se focaliser sur une discussion et non plus sur le problème Donner son idée même si elle peut paraître farfelue Une idée par tour, par participant  Ce n'est pas une règle absolue! Des idées créatrices et non destructrices Participation de chacun  Devoir de l'animateur    Autoriser l’humour  Détendre l'atmosphère car l'état de stress est inhibiteur à la créativité Tour de table : 1 idée par tour puis 3-4 tours Même une idée idiote peut déclencher chez quelqu’un d’autre une idée intelligente Provoquer des idées chez l’autre. Logique de production de masse : le plus d’idées possible Processus de créativité A la fin du tour de table Relire les infos peut relancer le processus de recherche d’idées Reprendre les termes et les redéfinir plus précisément, clarifier. L'animateur relit les mots notés sous forme de colonne au tableau.  Il commence à gauche, descend dans la colonne et passe à la conne suivante.  Ensuite, il commence toujours à gauche, poursuit sa lecture sur le premier mot de la colonne d'à coté, continue jusqu'au bout du tableau et revient à la deuxième ligne, ainsi de suite. Les cerveaux de l'assistance sur lesquelles "rebondissent" les perceptions des mots en créent de nouvelles et des nouveaux mots viennent s'ajouter. Conclusions des tours de table Élimination des idées hors sujet Quand on regroupe les idées, s’assurer que les personnes sont d’accords Regroupez les idées Avec l'accord du groupe, l'animateur: Sélectionnez les thèmes (titres    des familles d'idées) Placez les idées dans les familles  Vous obtiendrez alors des pistes de solutions au problème. Il reste néanmoins une étape de liaison des différentes idées, sans à priori de faisabilité, pour atteindre une solution plus précise, voire applicable. Ceci s'obtient avec de l'entraînement.  Limites La personnalité de l'animateur prendra toute sa valeur dans la recherche de la créativité.  Toutes relations de pouvoir seraient à proscrire car il y aurait un risque d'inhiber les acteurs de cette démarche. La remarque sur la personnalité est également valable pour les participants. Lorsqu'ils appartiennent aux même corps de métier, la séance risque de "tourner en rond".  C'est pourquoi, la composition devra être la plus hétérogène possible. Michel Watrin Ingénieur Formateur Cabinet GINALEX Site http://ginalex.free.fr/Mes diaporamas:YoutubeMon Blog : Manager de terrain

Créez de la valeur en résolvant vos problèmes : Partie 2 Que faut-il savoir avant de commencer ?

Les informations manquantes Lorsqu'un problème est posé, nous disposons de données. Elles sont le plus souvent liées au système dans lequel nous nous trouvons, c'est-à-dire qu'elles se définissent à partir des contraintes de l'environnement. Exemple: Comment gagner plus d'argent dans son entreprise et avec son niveau de catégorie ? Pour le salarié, les données du problème sont issues des dispositifs mis en place par la direction. Pour un indépendant, les données du problème sont issues de l'environnement économique de son secteur d'activité et de son dynamisme. Les informations manquantes viennent le plus souvent de l'extérieur de notre environnement proche et peuvent avoir une influence prépondérante sur le type de solution. Exemple: Le service maintenance répare constamment le système hydraulique d'une machine. Le responsable de ce service décide de trouver un remède à cette situation et il demande de l'aide à ses collaborateurs et aux fournisseurs de cette machine. Au bout de quelques réunions, il décide de changer les éléments critiques et le résultat attendu est de réduire de 80%, les interventions. On peut dire que ce responsable a pris une excellente décision. Cependant, il n'a prévenu personne de sa hiérarchie.  Celle-ci a connaissance de cet état de fait par les relevés des interventions du service et les a répercutés en termes financiers. Après analyse par le directeur financier, la direction a décidé de changer la machine. La conclusion est que les deux solutions sont efficaces mais si elles sont cumulées, le coût en sera prohibitif. Les deux analyses et solutions du problèmes ne se sont intéressées qu'à leur environnement propre. LE TRAVAIL EN GROUPE ET LA CREATIVITE Il y a quelques décennies, les problèmes étaient traités par habitude ou par expérience, dans la continuité du passé, et au coup à coup. Aujourd’hui, les choses sont différentes : Les problèmes se multiplient : progrès techniques, mondialisation de l’économie et de la société, réactions humaines pressantes, etc … Les choses s’accélèrent, il faut agir vite et bien Les questions se diversifient : un problème a souvent une solution qui repose sur plusieurs domaines ( économique, humain, organisationnel, technique … ). Différents spécialistes doivent coordonner leurs actions pour aboutir De nouveaux problèmes apparaissent, d’où la nécessité d’une attitude novatrice et créative Chacun de nous, dans sa vie personnelle, familiale, ou professionnelle est amené à résoudre des problèmes de plus ou moins grande importance. Cependant, dans notre démarche de résolution de problèmes, de nombreux pièges sont tendus, conditionnant l’efficacité voire l’aboutissement de notre démarche. L’affectivité : lorsque nous sommes fortement impliqués dans le problème que nous cherchons à résoudre, il n’est pas rare que nous ayons une réaction purement émotionnelle.   Celle-ci peut être pertinente, mais risque d’être irréfléchie. L’engagement affectif ou émotionnel nous empêche de traiter rationnellement le problème. L’emprise des habitudes : celle-ci nous pousse à appliquer des solutions toutes faites, à reproduire des comportements qui ne sont peut-être plus adéquates. L’empressement :   la solution la plus évidente n’est pas toujours la plus  durable à long terme. Il ne faut pas hésiter à investir du temps dans l’analyse.

L’individualisation de la recherche :  si chaque membre d’un groupe cherche à résoudre un problème chacun de son côté, la solution risque d’être dispersée, le groupe va perdre sa motivation liée à l’objectif commun. Le non respect du rythme de chacun : être méthodique c’est d’abord travailler avec rigueur et discipline. Une résolution de problème implique le développement d’un esprit créatif, encadré dans une démarche rigoureuse afin de ne pas se perdre. La créativité et l’imagination sont au centre des méthodes de résolution de problèmes. Contrairement à la croyance populaire qui veut qu’on les distingue, la créativité est un processus de résolution de problème. Développez des idées ou points de vue différents On peut essayer de transformersuivant la check list d'Osborn Tourner = changer d’angle, prenez une approche rafraîchissante, un point de vue inhabituel, une application inattendue Retourner = prenez l’idée inverse, projetez vous dans le futur et retournez dans le passé, mettez vous dans la peau d’une autre personne, cherchez l’idée contraire Adapter = utilisez l’idée pour un objectif différent, adapter la, à une nouvelle situation, de nouveaux usages Nouvelliser = rendez la différente, surprenante, inhabituelle, intrigante, changez de couleur, forme … Substituer = qui d’autre à sa place, quoi, changez d’ingrédients, de matériel, processus, d’endroit, d’approche, de vois ou de ton, changez de tâches Fusionner = ajoutez quelque chose, éliminez, créez un mélange, alliage, un ensemble, combinez les intentions, idées, objectifs Omettre = soustrayez quelque chose, simplifiez, laissez certains aspects de côté, réduisez le nombre d’éléments ou d’étapes, demandez vous « qu’est-ce qui arriverait si nous ne … » Réaménager = faites une combinaison différente, créez un nouveau schéma, changez de rythme, de séquence Magnifier ou minifier = agrandissez, comprimez, faites plus légère, pesante, longue, courte, ajoutez de la valeur, multipliez, exagérez, sous-estimez Embellir = ajoutez de la beauté, du mystère, rendez la plus attrayante, intéressante Relier = reliez la à une autre de vos idées, solutions, trouvez des analogies qui s’y appliqueraient OUTILS ET METHODES DE TRAVAIL Ces outils et méthodes de travail résultent de l’idée qu’une action réfléchie, préparée, pensée à l’avance et coordonnée est plus cohérente, plus efficace qu’une action improvisée. Je propose la classification ,des différents outils, suivante: Rechercher les données et les solutions Sélectionner les données et les solutions Appliquer les solutions Elle s'inspire de notre mode de fonctionnement pour résoudre les problèmes. La méthode "logique" serait celle-ci: Rechercher, rassembler toutes les données possibles en liaison directe ou indirecte avec le sujet traité. Classer ou sélectionner ces données en fonction de critères. Arranger ces informations en fonction de l'objectif poursuivi, cette dernière fonction demande de la créativité. Michel Watrin Ingénieur Formateur Cabinet GINALEX Site http://ginalex.free.fr/Mes diaporamas:YoutubeMon Blog : Manager de terrain