Installer le 5S

Comment mener une action 5S Ce qu'il faut savoir avant de commencer Les 5S demandent un effort considérable aux acteurs, le changement demandé peut heurter leur système de valeurs en les remettant en cause. Imaginez un instant que quelqu'un vienne vous voir et vous dise que votre poste de travail n'est pas très net.  Qu'il pourrait être mieux organisé, plus propre et mieux rangé.    Que penseriez-vous ? Allez-y réfléchissez un instant ! Evidement cela ne vous ferait pas plaisir, même si c'était vrai    Bref, on voit par là que l'individu concrétise l'élément central de l'application de la méthode. Vous devez donc connaître parfaitement le système de management existant dans le lieu où va s'exercer les 5S. Négliger cet aspect, vous entraînera dans des malentendus en cascade et difficile à rattraper.  D'un autre c^té cela vous aidera à choisir le bon angle d'attaque (ceci n'est qu'une expression, pas une réalité de terrain). Par exemple ; si l'autonomie existe déjà dans la gestion du poste de travail et qu'elle ne correspônd pas aux exigences des 5S. Il faut alors entreprendre une action de persuasion qui commencera par un constat factuel du poste de travail, relevant tous les inconvénients de la situation actuelle. On interpelle alors le salarié en plaçant dans une comparaison entre ce qu'il fait et ce que propose le 5S. Attention, pour convaincre, vous devez d'abord vous impliquer.    Le plus simple consiste à donner des moyens, peu couteux, pour ranger, nettoyer, ou encore étiqueter. Peu importe l'ordre par lequel vous commencez, le principal réside dans l'engagement que vous prenez par rapport aux 5S et vis-à-vis du salarié. Ce n'est qu'à partir de ce moment qu'il y aura une véritable écoute de l'employé. Cette action doit venir du salarié, ou du moins être acceptée et doit absolument réussir. Si vous forcez la main, vous prenez le risque d'un échec annoncé car votre partenaire se sentira comme soumis.    Sa première réaction sera de démontrer, consciement ou inconsciement sa réalité des faits sans produire d'efforts pour la changer. Essayez et vous verrez. Une opération 5S ne s'improvise pas Avant de commencer la mise en place des 5S, il est nécessaire d’étudier le terrain. Reprenons la définition des 5 mots du 5S : Seiri : Débarasser Seiton : Ranger Seiso : Nettoyer Seikutsu:Ordonner Shitsuke:Intégrer Il sera indispensable de relever les conditions actuelles correspondantes aux 5S. On évaluera le niveau des cinq phases à l’aide de tous les documents à votre disposition et d’une enquête de terrain. Elle identifiera les endroits, les groupes de personnes, les moyens, les ressources et la motivation du personnel. La première étape consiste dans la recherche de toutes les informations à votre disposition. Vous aurez à rechercher d'abord dans les archives de la qualité. Les rapports d'audits, les fiches de non-conformité et éventuellement des rapports des groupes de progrès. Suivant la taille de l'entreprise vous pouvez disposer d'autres renseignements comme par exemple: Des interventions du service maintenance vous procureront des indications sur le type, le nombre et l'ampleur des assistances. Les ressources humaines alimenteront en éléments concernant le personnel, comme par exemple: Les formations suivies, les diplômes obtenus, le niveau hiérarchique, l'ancienneté en entreprise, le vécu dans d'autres démarches de progrès, le taux d'absentéisme etc.. Le service production vous donnera le mode d'organisation en matière de gestion de flux. Par exemple les quantités produites, les quantités rebutées, la logistique utilisée.. Les méthodes apporteront des éclaircissements sur les outillages, les procédures de fabrication, les investissements prévus, les changements dans le domaine technique.. Cette liste n'est pas exhaustive, elle est directement fonction de la taille et de l'organisation de la société. Plus vous récolterez de renseignements sur l'état dans lequel se trouve l'atelier et plus vous serez armé pour prévoir les évènements. Vous analyserez toutes ces informations, vous en déduirez des résultats, afin d'établir un plan d’action reprenant ces différents critères d'étude. Ceci vous permettra de définir des objectifs chiffrés. Attention cette préparation rigoureuse ne doit pas nous emmener dans une voie stricte, cadrée, dans le sens enfermée. Elle nous donne une vision de l'existant et nous conduit à anticiper les comportements, ajuster nos outils dans le but de convaincre. Passons à l'action ! Personnellement je ne suis pas partisan d'un ordre chronologique des 5S.   Il me semble plus efficace de démarrer et de montrer l'efficacité d'un des 5 points selon l'investissement des salariés. Commençons, classiquement par  Seiri débarrasser. Il s'agit dans cette phase d'éliminer tout ce qui pourrait gêner le travail.   Dès lors, on enlève tout ce qui n'est pas utile au travail en cours. Pour faciliter le tri, on propose au salarié de classer dans un tableau ou physiquement sur l'espace de travail quand c'est possible, ce qui est utile au travail en cours et ce qui ne l'est pas. Prenez chaque objet en main et demandez à quoi cela lui sert présentement.  Il doit, de lui même se rendre compte de l'intérêt de son rangement sur son poste de travail. Rappelez-vous qu'on évitera au maximum d'imposer. Cela semble simple, cependant, le "on ne sait jamais" n'est jamais très loin. Par conséquent si votre préparation n'indique pas cet état de fait vous aurez du mal à réguler votre action.  Pensez-y ! Comment contrer cette réflexion ? Demandez combien de fois cela est-il arrivé et quelles étaient les conséquences ? Proposez ensuite de le ranger à portée de main, mais en dehors du champ de travail. Seiton : Ranger Eviter toute perte de temps dans de la recherche inutile. Il est indispensable de disposer de l'outillage nécessaire à portée de main. Disposer les objets utiles de manière fonctionnelle, s’astreindre à remettre en place les objets, donner une place bien définie aux outils, réaliser des accessoires et supports permettant de trouver les outils rapidement et plus largement, définir les règles de rangement.   Le tableau à silhouettes reste le moyen de rangement rapide le plus utilisé dans les ateliers. Seiso : Nettoyer Dans un environnement propre, une fuite ou toute autre anomalie se détecte plus facilement et plus rapidement. Il est recommandé de définir un système d'évaluation. Formaliser le nettoyage est une étape dans la mise en place de la maintenance préventive. Dans l'exemple ci-dessus, il s'agit d'un lieu de travail (atelier de peinture) paratgé par plusieurs personnes. Le but de ce document se situe dans la prise de conscience de chacun dans sa responsabilité vis-à-vis de leurs engagements. Attention, cette étape peut demander des modifications dans les gammes opératoires, en incluant des temps de nettoyage. Ceci a un double objectif ; faire ressortir cette opération comme importante aux yeux des salariés (puisqu'elle s'intègre dans les gammes) et implique les partenaires au respect de la fréquence de nettoyage. Le nettoyage n'est ni ponctuel, ni occasionnel il est récurrent (quotidien). Il n'est pas partiel mais général. Seikutsu:Ordonner Afin que le maintien de la propreté et l'élimination des causes de désordre deviennent normal, naturel. Il est indispensable de les inscrire comme des règles ordinaires, des standards. On pourrait traduire ce mot (Seikutsu)  par autodiscipline, on inscrit toutes les bonnes pratiques dans une charte. Tout le monde doit et devra la respecter, elle joue un rôle important pour les nouveaux venus ou les travailleurs temporaires. Shitsuke:Intégrer Il faut surveiller régulièrement l'application des règles, les remettre en mémoire et en corriger les dérives. En instituant un système de suivi avec affichage d'indicateurs, les désormais « 5 S » sont assurés de continuer à vivre. Le temps ancrera petit à petit cette nouvelle manière de travailler. Elle deviendra comme une seconde nature pour les salariés, c'est la raison pour laquelle on parle également d'éducation. Le but des évaluations ne situe pas, au préalable, dans une dimension de sanctions, mais bien comme un apprentissage. Cependant, en dernier recours, la sanction s’appuiera sur des faits, c'est à dire sur des évaluations impartiales.   Michel Watrin Ingénieur Formateur Cabinet GINALEX Site http://ginalex.free.fr/ Mes diaporamas:Youtube

Le 5S c'est quoi ?

La fondation de tous les outils d'amélioration :Le 5S

La bouteille à encre Vous avez déjà certainement entendu parler du 5S. Ce sujet, traité par de nombreux auteurs et consultants donne parfois des résultats extraordinaire, et ce, en un temps très bref. Mais est-ce la bonne méthode pour obtenir les objectifs fixés par cet outil ? En voyant les actions menées dans les ateliers par des experts, on aperçoit des effets sur l'ordre et le nettoyage des postes de travail, surtout pendant leur présence. La première impression donne une image de changement radicale dans la vision, un peu comme quand une personnalité vient visiter les installations. Mais qu'en est-il 6 mois après, garde-t-on des installations aussi nettes ?  Pour obtenir des résultats aussi rapides chacun développe ses propres techniques. Les uns font un avant-après avec photos des postes de travail à l'appui. D'autres changent même le nom de la méthode pour en créer une nouvelle s'inspirant des 5S. C'est quoi le 5S ? L'origine de cet outil de progrès se trouve au Japon.  La lettre S dans la dénomination de la méthode représente la première lettre d'un mot japonais.  Traduire ces mots représente une tâche compliquée car il faut intégrer la culture japonaise pour bien comprendre le sens donné par leurs auteurs. Sans cette compréhension on court le risque d'une dérive importante. Par exemple, ne pas intégrer cet outil dans l'ensemble d'une démarche d'amélioration n'a pas beaucoup de sens. Essayons quand même de donner une traduction, en voici une ; Seiri : Débarasser Seiton : Ranger Seiso : Nettoyer Seikutsu:Ordonner Shitsuke:Intégrer Evidement cette interprétation est totalement personnelle, si vous avez l'occasion de lire des livres sur le sujet, vous ne trouverez pas les mêmes significations. Mais bon, cela nous aide à démarrer dans ce concept.

Les origines Essayons de retrouver la trace de cette méthode dans le concept de TOYOTA ou TPS (Toyota Production System).  Cette firme semble être à l'origine de la méthode, Taiichi Ohno auteur du livre "L'esprit TOYOTA" en parle déjà en 1978. D'autres auteurs parlent de l'efficacité des 5 principes cités plus haut, Hiroyuki Hirano dans "5 Pillars of de Visual Workplace" en 1990 et Takashi Osada "Les 5S" en 1991, dont le titre originel insistait sur l'importance dans la qualité totale. Dès le début, ce concept des 5S ne se concrétisait pas par un formalisme avancé. C'est pourquoi, il existe une grande liberté d'utilisation.   Au fait, ça sert à quoi le 5S ? Comme on l'a vu dans la rubrique précédente, l'intérêt de ce concept remonte déjà à quelques années. Aujourd'hui beaucoup de livres reprennent ce sujet en donnant des outils pour parvenir aux objectifs des 5S. Mais parfois on se perd dans la foison de techniques et on ne sait plus très bien quelle finalité il faut obtenir. le 5S en lui même ne sert pas à grand chose, si ce n'est rendre plus propre les postes de travail. Il faut dépasser cette première perspective et se projeter sur des buts plus lointain, certains appelleront cela une "philosophie". La finalité des 5S réside dans la formation des personnels à l'autonomie de gestion de leur poste de travail. Cela peut choquer les adeptes du Taylorisme pur et dur, mais cette méthode présente un avantage considérable: l'implication du salarié. Cet avantage, permet alors de se consacrer à l'excellence opérationnelle. Ce qui signifie une augmentation de la valeur ajoutée par rapport à la valeur non-ajoutée (les gaspillages par exemple) et donne une rentabilité accrue. Tout ça c'est bien joli, mais comment on fait ? Je vous propose de voir cela dans un prochain post.   Michel Watrin Ingénieur Formateur Cabinet GINALEX Site http://ginalex.free.fr/ Mes diaporamas:Youtube

Réussir votre Brainstorming

Créez de la valeur en résolvant vos problèmes : Partie 3 Réussir votre brainstorming

Brainstorming = « déchaînement d’idées » ou remue meninges Le brainstorming est une recherche collective d'idées. Formulée en 1957 par Alex Osborn, le brainstorming repose sur trois principes: La quantité entraîne la qualité. On a plus d'idées à plusieurs que seul. La séparation entre la période de production et la phase d'évaluation des idées est obligatoire.   Cela consiste en une séance de travail (1 heure), ou il faut faire jaillir le maximum d’idées. Cette technique repose sur quatre règles pendant les réunions : Toute critique (même justifiée) est interdite. L’exubérance est encouragée La qualité est un impératif. Il faut systématiquement rechercher les combinaisons et les améliorations. Le brainstorming suppose qu'il y a un problème à résoudre et que ce problème est posé.  C'est un présupposé qui est loin d'être évident, car trouver un vrai problème à résoudre est déjà un acte de création et, bien souvent, la formulation du problème induit déjà une solution. Partant du problème à résoudre, la logique hypothético-déductive habituelle produit généralement peu d'idées, de qualité médiocre. La méthode classique consiste alors à rechercher la meilleure solution par éliminations successives. Le brainstorming prend pour hypothèse qu'une solution de qualité a plus de chance d'émerger d'une démarche non directement orientée vers l'objet de la recherche mais orientée vers la quantité d'idées produites.  Cherchant la quantité, il est facile de constater que la production d'un groupe de dix personnes est largement supérieure à la somme des idées émises par ces mêmes dix personnes prises individuellement. Le groupe agit comme un stimulant et les idées de l'un trouvent autant d'éclairages différents qu'il y a de participants.  Le brainstorming a eu l'immense mérite d'affirmer que la création n'était pas nécessairement un acte solitaire et qu'elle pouvait être un travail d'équipe. Il est en effet difficile de demander soudain à un individu d'avoir un comportement créatif en parfaite opposition avec les règles de fonctionnement de notre société et l'éducation qu'il a reçue où toute production est évaluée et sanctionnée. Le brainstorming a un rôle de motivation interne indéniable, il revient à dire aux participants: « Vous avez des idées et elles sont intéressantes... »   Son inconvénient est de limiter la démarche créative au temps d'une séance, comme quelque chose d'exceptionnel, alors que cette démarche devrait être permanente. Le brainstorming s'applique particulièrement bien à la recherche de nom ou à la recherche de concept, d'une façon plus générale aux problèmes très peu contraints pour lesquels toute solution est a priori possible. Quelques préalables  Réservez au moins 1 heure pour réaliser la première phase (recherche d'idées) sans être dérangé.  En entreprise, veiller à fermer la porte de la salle dans laquelle vous allez travailler avec votre équipe et placez un panneau ne pas déranger. Pourquoi cette mesure ? Cette méthode a un coût non négligeable, mobilisation de plusieurs salariés pendant une demi journée, et ce, sans interruption.    Augmenter le temps de cette réunion par les interruptions accroît le coût investi, du fait de la désorganisation provoquée.  En effet, l'animateur doit arriver à créer un état d'esprit et donc sortir les salariés de leur contexte quotidien (préoccupation de travail) pour amener à se concentrer sur la production d'idées.  Les coupures, par des interpellations extérieures, sortent les esprits du contexte où l'animateur les amener, il faut alors recommencer le travail de mise en condition.

Passons à l'action Un sujet est lancé et l'animateur note les idées de solutions au paper board   Conditions de creativite Pendant le tour de table, il est impératif de respecter les règles suivantes : Jamais de critique ni de moqueries, gestuelles ou verbales  Evitez d'éteindre la créativité d'une personne timide Pas de discussion à propos d’une idée  On risque de se focaliser sur une discussion et non plus sur le problème Donner son idée même si elle peut paraître farfelue Une idée par tour, par participant  Ce n'est pas une règle absolue! Des idées créatrices et non destructrices Participation de chacun  Devoir de l'animateur    Autoriser l’humour  Détendre l'atmosphère car l'état de stress est inhibiteur à la créativité Tour de table : 1 idée par tour puis 3-4 tours Même une idée idiote peut déclencher chez quelqu’un d’autre une idée intelligente Provoquer des idées chez l’autre. Logique de production de masse : le plus d’idées possible Processus de créativité A la fin du tour de table Relire les infos peut relancer le processus de recherche d’idées Reprendre les termes et les redéfinir plus précisément, clarifier. L'animateur relit les mots notés sous forme de colonne au tableau.  Il commence à gauche, descend dans la colonne et passe à la conne suivante.  Ensuite, il commence toujours à gauche, poursuit sa lecture sur le premier mot de la colonne d'à coté, continue jusqu'au bout du tableau et revient à la deuxième ligne, ainsi de suite. Les cerveaux de l'assistance sur lesquelles "rebondissent" les perceptions des mots en créent de nouvelles et des nouveaux mots viennent s'ajouter. Conclusions des tours de table Élimination des idées hors sujet Quand on regroupe les idées, s’assurer que les personnes sont d’accords Regroupez les idées Avec l'accord du groupe, l'animateur: Sélectionnez les thèmes (titres    des familles d'idées) Placez les idées dans les familles  Vous obtiendrez alors des pistes de solutions au problème. Il reste néanmoins une étape de liaison des différentes idées, sans à priori de faisabilité, pour atteindre une solution plus précise, voire applicable. Ceci s'obtient avec de l'entraînement.  Limites La personnalité de l'animateur prendra toute sa valeur dans la recherche de la créativité.  Toutes relations de pouvoir seraient à proscrire car il y aurait un risque d'inhiber les acteurs de cette démarche. La remarque sur la personnalité est également valable pour les participants. Lorsqu'ils appartiennent aux même corps de métier, la séance risque de "tourner en rond".  C'est pourquoi, la composition devra être la plus hétérogène possible. Michel Watrin Ingénieur Formateur Cabinet GINALEX Site http://ginalex.free.fr/Mes diaporamas:YoutubeMon Blog : Manager de terrain