Le 5S c'est quoi ?

La fondation de tous les outils d'amélioration :Le 5S

La bouteille à encre Vous avez déjà certainement entendu parler du 5S. Ce sujet, traité par de nombreux auteurs et consultants donne parfois des résultats extraordinaire, et ce, en un temps très bref. Mais est-ce la bonne méthode pour obtenir les objectifs fixés par cet outil ? En voyant les actions menées dans les ateliers par des experts, on aperçoit des effets sur l'ordre et le nettoyage des postes de travail, surtout pendant leur présence. La première impression donne une image de changement radicale dans la vision, un peu comme quand une personnalité vient visiter les installations. Mais qu'en est-il 6 mois après, garde-t-on des installations aussi nettes ?  Pour obtenir des résultats aussi rapides chacun développe ses propres techniques. Les uns font un avant-après avec photos des postes de travail à l'appui. D'autres changent même le nom de la méthode pour en créer une nouvelle s'inspirant des 5S. C'est quoi le 5S ? L'origine de cet outil de progrès se trouve au Japon.  La lettre S dans la dénomination de la méthode représente la première lettre d'un mot japonais.  Traduire ces mots représente une tâche compliquée car il faut intégrer la culture japonaise pour bien comprendre le sens donné par leurs auteurs. Sans cette compréhension on court le risque d'une dérive importante. Par exemple, ne pas intégrer cet outil dans l'ensemble d'une démarche d'amélioration n'a pas beaucoup de sens. Essayons quand même de donner une traduction, en voici une ; Seiri : Débarasser Seiton : Ranger Seiso : Nettoyer Seikutsu:Ordonner Shitsuke:Intégrer Evidement cette interprétation est totalement personnelle, si vous avez l'occasion de lire des livres sur le sujet, vous ne trouverez pas les mêmes significations. Mais bon, cela nous aide à démarrer dans ce concept.

Les origines Essayons de retrouver la trace de cette méthode dans le concept de TOYOTA ou TPS (Toyota Production System).  Cette firme semble être à l'origine de la méthode, Taiichi Ohno auteur du livre "L'esprit TOYOTA" en parle déjà en 1978. D'autres auteurs parlent de l'efficacité des 5 principes cités plus haut, Hiroyuki Hirano dans "5 Pillars of de Visual Workplace" en 1990 et Takashi Osada "Les 5S" en 1991, dont le titre originel insistait sur l'importance dans la qualité totale. Dès le début, ce concept des 5S ne se concrétisait pas par un formalisme avancé. C'est pourquoi, il existe une grande liberté d'utilisation.   Au fait, ça sert à quoi le 5S ? Comme on l'a vu dans la rubrique précédente, l'intérêt de ce concept remonte déjà à quelques années. Aujourd'hui beaucoup de livres reprennent ce sujet en donnant des outils pour parvenir aux objectifs des 5S. Mais parfois on se perd dans la foison de techniques et on ne sait plus très bien quelle finalité il faut obtenir. le 5S en lui même ne sert pas à grand chose, si ce n'est rendre plus propre les postes de travail. Il faut dépasser cette première perspective et se projeter sur des buts plus lointain, certains appelleront cela une "philosophie". La finalité des 5S réside dans la formation des personnels à l'autonomie de gestion de leur poste de travail. Cela peut choquer les adeptes du Taylorisme pur et dur, mais cette méthode présente un avantage considérable: l'implication du salarié. Cet avantage, permet alors de se consacrer à l'excellence opérationnelle. Ce qui signifie une augmentation de la valeur ajoutée par rapport à la valeur non-ajoutée (les gaspillages par exemple) et donne une rentabilité accrue. Tout ça c'est bien joli, mais comment on fait ? Je vous propose de voir cela dans un prochain post.   Michel Watrin Ingénieur Formateur Cabinet GINALEX Site http://ginalex.free.fr/ Mes diaporamas:Youtube

Réussir votre Brainstorming

Créez de la valeur en résolvant vos problèmes : Partie 3 Réussir votre brainstorming

Brainstorming = « déchaînement d’idées » ou remue meninges Le brainstorming est une recherche collective d'idées. Formulée en 1957 par Alex Osborn, le brainstorming repose sur trois principes: La quantité entraîne la qualité. On a plus d'idées à plusieurs que seul. La séparation entre la période de production et la phase d'évaluation des idées est obligatoire.   Cela consiste en une séance de travail (1 heure), ou il faut faire jaillir le maximum d’idées. Cette technique repose sur quatre règles pendant les réunions : Toute critique (même justifiée) est interdite. L’exubérance est encouragée La qualité est un impératif. Il faut systématiquement rechercher les combinaisons et les améliorations. Le brainstorming suppose qu'il y a un problème à résoudre et que ce problème est posé.  C'est un présupposé qui est loin d'être évident, car trouver un vrai problème à résoudre est déjà un acte de création et, bien souvent, la formulation du problème induit déjà une solution. Partant du problème à résoudre, la logique hypothético-déductive habituelle produit généralement peu d'idées, de qualité médiocre. La méthode classique consiste alors à rechercher la meilleure solution par éliminations successives. Le brainstorming prend pour hypothèse qu'une solution de qualité a plus de chance d'émerger d'une démarche non directement orientée vers l'objet de la recherche mais orientée vers la quantité d'idées produites.  Cherchant la quantité, il est facile de constater que la production d'un groupe de dix personnes est largement supérieure à la somme des idées émises par ces mêmes dix personnes prises individuellement. Le groupe agit comme un stimulant et les idées de l'un trouvent autant d'éclairages différents qu'il y a de participants.  Le brainstorming a eu l'immense mérite d'affirmer que la création n'était pas nécessairement un acte solitaire et qu'elle pouvait être un travail d'équipe. Il est en effet difficile de demander soudain à un individu d'avoir un comportement créatif en parfaite opposition avec les règles de fonctionnement de notre société et l'éducation qu'il a reçue où toute production est évaluée et sanctionnée. Le brainstorming a un rôle de motivation interne indéniable, il revient à dire aux participants: « Vous avez des idées et elles sont intéressantes... »   Son inconvénient est de limiter la démarche créative au temps d'une séance, comme quelque chose d'exceptionnel, alors que cette démarche devrait être permanente. Le brainstorming s'applique particulièrement bien à la recherche de nom ou à la recherche de concept, d'une façon plus générale aux problèmes très peu contraints pour lesquels toute solution est a priori possible. Quelques préalables  Réservez au moins 1 heure pour réaliser la première phase (recherche d'idées) sans être dérangé.  En entreprise, veiller à fermer la porte de la salle dans laquelle vous allez travailler avec votre équipe et placez un panneau ne pas déranger. Pourquoi cette mesure ? Cette méthode a un coût non négligeable, mobilisation de plusieurs salariés pendant une demi journée, et ce, sans interruption.    Augmenter le temps de cette réunion par les interruptions accroît le coût investi, du fait de la désorganisation provoquée.  En effet, l'animateur doit arriver à créer un état d'esprit et donc sortir les salariés de leur contexte quotidien (préoccupation de travail) pour amener à se concentrer sur la production d'idées.  Les coupures, par des interpellations extérieures, sortent les esprits du contexte où l'animateur les amener, il faut alors recommencer le travail de mise en condition.

Passons à l'action Un sujet est lancé et l'animateur note les idées de solutions au paper board   Conditions de creativite Pendant le tour de table, il est impératif de respecter les règles suivantes : Jamais de critique ni de moqueries, gestuelles ou verbales  Evitez d'éteindre la créativité d'une personne timide Pas de discussion à propos d’une idée  On risque de se focaliser sur une discussion et non plus sur le problème Donner son idée même si elle peut paraître farfelue Une idée par tour, par participant  Ce n'est pas une règle absolue! Des idées créatrices et non destructrices Participation de chacun  Devoir de l'animateur    Autoriser l’humour  Détendre l'atmosphère car l'état de stress est inhibiteur à la créativité Tour de table : 1 idée par tour puis 3-4 tours Même une idée idiote peut déclencher chez quelqu’un d’autre une idée intelligente Provoquer des idées chez l’autre. Logique de production de masse : le plus d’idées possible Processus de créativité A la fin du tour de table Relire les infos peut relancer le processus de recherche d’idées Reprendre les termes et les redéfinir plus précisément, clarifier. L'animateur relit les mots notés sous forme de colonne au tableau.  Il commence à gauche, descend dans la colonne et passe à la conne suivante.  Ensuite, il commence toujours à gauche, poursuit sa lecture sur le premier mot de la colonne d'à coté, continue jusqu'au bout du tableau et revient à la deuxième ligne, ainsi de suite. Les cerveaux de l'assistance sur lesquelles "rebondissent" les perceptions des mots en créent de nouvelles et des nouveaux mots viennent s'ajouter. Conclusions des tours de table Élimination des idées hors sujet Quand on regroupe les idées, s’assurer que les personnes sont d’accords Regroupez les idées Avec l'accord du groupe, l'animateur: Sélectionnez les thèmes (titres    des familles d'idées) Placez les idées dans les familles  Vous obtiendrez alors des pistes de solutions au problème. Il reste néanmoins une étape de liaison des différentes idées, sans à priori de faisabilité, pour atteindre une solution plus précise, voire applicable. Ceci s'obtient avec de l'entraînement.  Limites La personnalité de l'animateur prendra toute sa valeur dans la recherche de la créativité.  Toutes relations de pouvoir seraient à proscrire car il y aurait un risque d'inhiber les acteurs de cette démarche. La remarque sur la personnalité est également valable pour les participants. Lorsqu'ils appartiennent aux même corps de métier, la séance risque de "tourner en rond".  C'est pourquoi, la composition devra être la plus hétérogène possible. Michel Watrin Ingénieur Formateur Cabinet GINALEX Site http://ginalex.free.fr/Mes diaporamas:YoutubeMon Blog : Manager de terrain