Manager un groupe Kaïzen

Le management du groupe Kaïzen

Définir les compétences

La suite des conclusions tirées de notre analyse, nous porte à organiser les responsabilités mais aussi le niveau de compétences.

Nous nous centrerons sur le groupe à gérer car faisant partie de notre management en direct.
Notons quand même, que le champ des compétences n'entre pas de façon complète dans notre zone de management, il faudra composer avec le R.H.

Voyons comment nous pourrions procéder:

Notre objectif correspondra au but de l'amélioration continue: Eliminer les gaspillages. Nous le présenterons comme ceci:

Gagner du temps lors du fonctionnement du tableau et lors des réunions du groupe Kaïzen.
Évidement vous vous choisirez une formulation appropriée à votre vision de l'installation du Kaïzen.
Poursuivons, si nous utilisons l'outil arbre à objectifs nous obtiendrons une déclinaison ressemblant à ceci:

De quoi ai-je besoin ?

L'analyse de notre questionnement précédent nous a indiqué la nécessité de compréhension entre les divers niveaux hiérarchiques et les personnes entre elles. Dès lors nous avons besoin de nous mettre d'accord sur le contenu et sa transmission.

Une réunion entre les différents acteurs de la phase aura comme objectif de définir ce contenu et sa pédagogie.

Attention; lors de cette réunion l'animateur aura comme mission de répéter l'objectif précis, afin qu'il reste bien présent dans les réflexions des participants. Cette action, a comme objectif d'éviter, voire d'éliminer, les postures lorsque les personnes défendront leur point de vue, souvent l'égo passe au-dessus de l'objectif.

Mieux vaut prévenir que guérir !!

Il suffit de répéter la question pour toutes les tâches à réaliser pour avoir le schéma à construire. Les formulations des réponses doivent bien entendu être acceptées par l'ensemble des participants.

Les compétences de base

Par compétences de base nous entendons savoirs de base: Lire, écrire et compter. Certains peuvent avoir un léger rictus, pensant que cela ne présente aucune utilité dans l'amélioration continue et que le fait d'envisager ces savoirs n'est qu'une perte de temps.

A priori toutes les personnes ayant été à l'école devraient maîtriser ces savoirs. Attention, la composition des entreprises industrielles n'est pas uniforme. Il existe des différences notables, le niveau scolaire en premier, mais aussi l'intégration de personnels d'une autre nationalité n'ayant pas forcément une bonne maîtrise de notre langue.

Quelques chiffres pour donner idées de son importance:

7 % de la population adulte âgée de 18 à 65 ans ayant été scolarisée en France est en situation d’illettrisme, soit 2 500 000 personnes en métropole. La moitié a plus de 45 ans.

Attention aux idées reçues qui limitent ce phénomène aux classes d’âge les plus jeunes alors que les difficultés augmentent avec l’âge. Plus de la moitié exerce une activité professionnelle.
La lutte contre l’illettrisme touche donc de très près le monde du travail, de l'entreprise. 71 % d’entre elles parlaient uniquement le français à la maison à l’âge de 5 ans. Attention aux idées reçues qui assimilent illettrisme et immigration.

Source 2013:http://www.anlci.gouv.fr/Illettrisme/Les-chiffres/Niveau-national

La gestion d'une entreprise ou d'un projet ne peut se permettre l'introduction d'un risque d'échec non envisagé, et pire, non maîtrisé.
Ce dernier terme, signifie simplement la prise en compte de toutes les possibilités d'actions pour remédier à la situation de crise ou de perte (économique et autres).

La réunion de sensibilisation

Notre objectif se résume à obtenir des résultats tangibles des actions d'amélioration produites par la groupe Kaïzen.

Imaginons que nous formions un groupe sans autre qualification que d'être salarié de l'entreprise. De fait, le R.H. convoque ces personnes pour participer à un groupe Kaïzen. Comme vous l'avez deviné, ils sont tous ravis d'aller en réunion pour manger des petits gâteaux et boire du café à l'oeil;-).

Sérieusement, les personnes présentes se demandent ce qu'est le Kaïzen ?

L'animateur qualité arrive un peu en retard avec son diaporama et nous voilà sauvé, un expert va nous parler de ce nouveau mot.
En effet, cet ingénieur qualiticien présente sur de fort belles dias, de beaux schémas, expliquant les raisons pour lesquelles l'entreprise ne peut se passer de ce type d'outil: Sinon c'est la MORT assurée pour la société.

Après avoir appris cette terrible nouvelle, voilà nos salariés galvanisés comme jamais ! La lumière se rallume dans la salle et les visages dévoilent des yeux écarquillés sur ce qu'ils viennent d'entendre. Le qualiticien, fier de lui, bombe le torse et en rajoute une couche pour bien s’assuré comme tout le monde est motivé. Il conclut et s'en va fier de lui.

Vous et votre équipe restez là quelques instants, ne sachant pas trop quoi faire de tout ce qui vient d'être dit. Mais comme vous êtes le chef, vous vous levez d'un coup et prenez la parole, car après tout c'est vous le chef :-))!!

Et paf, vous vous rendez compte à ce moment, qu'il n'y a rien dans le contenu qui explique comment il faut l'appliquer. Vous commencez par répétez quelques phrases bateau de type: "Je suis certain que nous pouvons y arriver, je compte sur vous". S'il y avait un observateur pour scanner les visages des salariés, il y verrait des pensées; "bof j'ai rien compris, on verra sur le terrain et au pire on l'adaptera "

Sortie de la réunion de sensibilisation

Vous vous retrouvez tout seul dans votre bureau et vous venez d'apprendre que le Kaïzen, outil formidable décrit par le qualiticien, devra s'intégrer "naturellement" dans votre gestion quotidienne.

Et c'est en se remémorant la vision des dias que la solitude grandit d'un coup ! Mais comme vous êtes un de ces gaillards à qui on ne la fait pas: vous allez organiser tout ça vite fait bien fait.

La démarche militaire Après tout, vous connaissez parfaitement, les formules magiques du management; "YAKA, FAUQUON et le fameux IL SUFFIT DE qui à lui tout seul résoud l'ensemble des problèmes de gestion.

Donc, il va falloir se mettre à la tâche, pour commencer, relire la doc fournie par le qualiticien pour appliquer ce fameux Kaïzen. Voyons cela, réaliser un tableau avec 4 colonnes:

1-Les problèmes
2-Les solutions
3-Les décisions
4-Le suivi

Fastoche, je prends le catalogue MANUTAN et je commande un beau tableau VELEDA avec quelques feutres, j'ajoute des paquets de post-it de différentes couleurs pour bien les distinguer sur le tableau. Merveilleux, il ne reste plus qu'à attendre la livraison et on met tout çà en place.

L'installation

Vous demandez à Gaston, le meilleur bricoleur de votre équipe, pour monter et installer le superbe tableau que vous avez acheté. Une fois monté, où va-t-on le placer ? Bonne question, vous dites vous, il y a sans doute des infos dans la doc du qualiticien. En effet, vous lisez: Il est recommandé de placer le tableau dans un endroit de passage fréquenté par les membres de votre équipe. Du coup, vous l'installez près de votre bureau car souvent les personnes qui ont un problème, viennent vous voir. Par conséquent, logiquement, il suffira de dire à mes collaborateurs de ne plus me déranger et de noter les problèmes sur le tableau. Sauf, bien sûr si c'est vraiment important.

La Mise en Route

De la même manière que précédemment, vous vous précipitez sur le support du qualiticien pour voir comment on lance cette opération. On vous demande de présenter le fonctionnement de la manière suivante:
Etape 1

Rassemblez les membres de votre équipe pour expliquer le fonctionnement du tableau.

Etape 2

Expliquez le rôle important du salarié lorsqu'il note un problème. De même, vous insisterez sur la deuxième colonne, c'est à dire, les solutions. La direction encourage en priorité la créativité des salariés dans l'apport de solutions.

Etape 3

La troisième et dernière colonne font partie des prérogatives du groupe Kaïzen.

Etape 4

Recruter des volontaires pour participer au groupe Kaïzen. Pour cette dernière étape, vous expliquez que les personnes désireuses de s'inscrire pour le groupe Kaïzen, n'auront qu'à passer dans votre bureau. Super, simple et facile... Débuter l'action Kaïzen,maintenant, il suffit d'attendre.

Après 3 jours, pas d'inscription et 4 post-it. Dont les sujets sont:

-> Problème d'éclairage dans les vestiaires.
-> La place dans le parking.
-> La qualité du savon dans les toilettes.
-> Une roue d'un des transpalette abîmée

Pourtant, vous aviez parlé d'indiquer les problèmes rencontrés dans leur travail. Ils n'ont rien compris !
A votre avis qui est fautif ?

* Le manager
* Le qualiticien
* Les salariés
* Personne
* Tout le monde

Réponse à la question

1-Le manager

Certes sa responsabilité dans la formulation de sa phrase laisse libre de l’interpréter comme on le désire. Il aurait sans doute été préférable de préciser.

2-Le qualiticien

L'expert de l'outil se doit d'étudier le sujet à fond avant de le transmettre. Les incompréhensions peuvent donner par la suite des opérations de régulation importantes et coûteuses pour l'entreprise. Cela peut aller jusqu'à provoquer une démobilisation des acteurs si les contre-ordres s'empilent au fur et à mesure.

3-Les salariés

Ces acteurs, à ce stade, ne portent aucune responsabilité.

4-Personne

Nous l'avons décrit ci-dessus, la responsabilité des cadres est collégiale.

5-Tout le monde

Idem, ce n'est pas tout le monde, seuls les cadres doivent se remettre en question dans un premier temps.

Attention les salariés ne seront pas dispensés de cet effort, il arrivera seulement dans un deuxième temps.

Cette expérience constitue un des axes central de l'amélioration continue:
Il a valeur d'exemple pour les collaborateurs et par conséquent augmente la crédibilité face aux difficultés qui surviendront lorsque l'équipe aura à les affrontées.

Conclusions de cette première approche

D'un point de vue du management, la mise en place d'un outil ne concerne pas une seule tranche de salariés, mais bien ensemble. Il faut donc considérer, l'ensemble et non pas des cas particuliers. De même, il ne sert à rien de rejeter la faute sur l'un ou l'autre groupe. Cette manière de procéder ne règle aucun problème et de plus, dépense de l'énergie en pure perte.

Ces situations peuvent conduire à des conflits ouverts.

Par conséquent une préparation minutieuse s'impose, afin d'éviter tous ces écueils. Cependant, tous ne peuvent être éviter, il serait judicieux de les envisager et de proposer une manière de procéder pour les régler. Un mot d'ordre important dans l'application d'outils, quels qu'ils soient:
Ne rien commencer que vous ne maîtrisiez pas. Les conséquences négatives coûtent de l'argent à l'entreprise alors que ces outils sont censés en gagner !