Créée le mercredi 14 septembre 2022
Introduction
Tout dirigeant d'entreprise se doit de prévoir. Colbert disait "Gouverner c'est prévoir", on pourrait aussi reprendre l'adage suivant "Le temps, c'est de l'argent".
Par ces aphorismes on se rend compte que la gestion du temps a toujours été une préoccupation des responsables en charge d'organisations.
Dans le monde industriel, Taylor fut le premier à s'en préoccuper et de ses mesures de temps, aujourd'hui elles contribuent à planifier.
Bien qu'au début elles s'appliquaient à la durée du travail et plus précisément sur les postes de travail. Elles se retrouvent, par le biais de leur cumul, à nous donner des indications sur le devenir d'une organisation complète.
Fonctions de la planification
La fonction principale consiste à gérer le temps. Ou, plus exactement les durées disponibles, par exemple celles correspondant ;
- à la patience d'un client pour recevoir sa commande
- à la durée du transport
- à la réalisation des processus de l'entreprise
- à durée d'un prêt financier
- à la durée de résolution d'un problème, important ou pas
- , etc.
Prévoir: s'ajoute naturellement à la gestion du temps, le sens de cette nouvelle fonction se situe plus dans la capacité des managers à anticiper les actions dans leur déroulement ou séquencement.
Ceci implique la compétence nécessaire à choisir, prioriser les événements à venir dans un ordre logique permettant d'obtenir l'efficience des processus à gérer.
Dès lors, nous avons 3 fonctions basiques de la planification ; Prioriser, Ordonner, Gérer.
Mais au fait, que reprennent ces fonctions d'un point de vue pratique ?
Pour répondre à cette question, il suffit de repartir sur les bases de Taylor ; la mesure des actions et des attentes.
Maintenant que nous savons sur quoi porte les fonctions de base de planification, nous allons envisager des fonctions secondaires, mais presque tout aussi importantes.
Afin d'intégrer les temps et d'en tirer un planning, il faudra cumuler les durées et par conséquent l'entreprise devra mettre au point un système de comptabilisation du temps, autrement dit ; le chronométrage.
Donc pour gérer les temps en entreprise il faudra :
- Chronométrer
- Cumuler
- Prioriser
- Ordonner
- Gérer (réguler les modifications)
Le principal problème de la gestion des temps se révèle dans la durée éphémère de son application.
En effet, dès sa mise en place, le planning ne correspond plus tout à fait à la réalité, car une somme d'impondérables viennent s'ajouter aux événements prévus, c'est pourquoi la gestion devient plutôt une régulation de ce qui a été prescrit.
Nous basons les fonctions sur la gestion des durées d'actions, ce qui permet de cadrer les activités des processus. Dans notre analyse, nous nous devons de pousser la réflexion un peu plus loin, car une action ne se déroule pas toute seule, il lui faut au moins un élément concret que nous appellerons : Ressources.
Les Ressources possèdent un potentiel de temps d'utilisations et elles sont indispensables aux activités des processus pour qu'ils atteignent leur but.
Organisation de la planification
Pour organiser la planification d'une organisation, nous identifierons tous ses processus.
Rappelons le concept suivant : un processus renferme une série d'activités en vue d'un objectif prédéterminé.
Obtenir une organisation complètement planifiée suppose une cohérence des liens entre tous les processus identifiés. Sans cela, la planification ne sert pas à grand-chose.
Par exemple : Avoir une production qui produit en un clin d’œil et être perturbée par les moyens de transport ne sert pas la satisfaction client. Autrement dit, le temps passé à organiser la planification de l'atelier n'apporte aucune valeur, pire, elle handicape financièrement les comptes, car les coûts de possession de stockage viennent grever la valeur-ajoutée.
Intéressons-nous, avec plus de précision aux processus industriels.
Un manager de production ne gère directement qu'une quantité de ressources très limitée.
- Les machines
- les salariés
- et les outils.
Le reste vient souvent d'autres processus ; la manutention, la qualité, la maintenance, les approvisionnements, les transports et les données techniques.
Le responsable de production va gérer l'ensemble, ici comprenons le sens "utiliser", c’est-à-dire sans avoir le pouvoir de décision sur les processus de type Fournisseur (au sens processus qualité du terme).
Une bonne organisation de la planification présume la bonne connaissance de l'utilisation et de l'état des ressources ainsi que de leurs interactions.
Si un de ces éléments devient défaillant dans le temps, sans en connaître la portée sur le terrain, l'organisation court tout droit à la catastrophe industriel.
Michel Watrin
Ingénieur Formateur Cabinet GINALEX
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