Créez de la valeur en résolvant vos problèmes : Partie 2 Que faut-il savoir avant de commencer ?

Les informations manquantes Lorsqu'un problème est posé, nous disposons de données. Elles sont le plus souvent liées au système dans lequel nous nous trouvons, c'est-à-dire qu'elles se définissent à partir des contraintes de l'environnement. Exemple: Comment gagner plus d'argent dans son entreprise et avec son niveau de catégorie ? Pour le salarié, les données du problème sont issues des dispositifs mis en place par la direction. Pour un indépendant, les données du problème sont issues de l'environnement économique de son secteur d'activité et de son dynamisme. Les informations manquantes viennent le plus souvent de l'extérieur de notre environnement proche et peuvent avoir une influence prépondérante sur le type de solution. Exemple: Le service maintenance répare constamment le système hydraulique d'une machine. Le responsable de ce service décide de trouver un remède à cette situation et il demande de l'aide à ses collaborateurs et aux fournisseurs de cette machine. Au bout de quelques réunions, il décide de changer les éléments critiques et le résultat attendu est de réduire de 80%, les interventions. On peut dire que ce responsable a pris une excellente décision. Cependant, il n'a prévenu personne de sa hiérarchie.  Celle-ci a connaissance de cet état de fait par les relevés des interventions du service et les a répercutés en termes financiers. Après analyse par le directeur financier, la direction a décidé de changer la machine. La conclusion est que les deux solutions sont efficaces, mais si elles sont cumulées, le coût en sera prohibitif. Les deux analyses et solutions du problème ne se sont intéressées qu'à leur environnement propre. LE TRAVAIL EN GROUPE ET LA CRÉATIVITÉ Il y a quelques décennies, les problèmes étaient traités par habitude ou par expérience, dans la continuité du passé, et au coup à coup. Aujourd’hui, les choses sont différentes : Les problèmes se multiplient : progrès techniques, mondialisation de l’économie et de la société, réactions humaines pressantes, etc … Les choses s’accélèrent, il faut agir vite et bien Les questions se diversifient : un problème a souvent une solution qui repose sur plusieurs domaines ( économique, humain, organisationnel, technique … ). Différents spécialistes doivent coordonner leurs actions pour aboutir De nouveaux problèmes apparaissent, d’où la nécessité d’une attitude novatrice et créative Chacun de nous, dans sa vie personnelle, familiale, ou professionnelle est amené à résoudre des problèmes de plus ou moins grande importance. Cependant, dans notre démarche de résolution de problèmes, de nombreux pièges sont tendus, conditionnant l’efficacité, voire l’aboutissement de notre démarche. L’affectivité : lorsque nous sommes fortement impliqués dans le problème que nous cherchons à résoudre, il n’est pas rare que nous ayons une réaction purement émotionnelle.   Celle-ci peut être pertinente, mais risque d’être irréfléchie. L’engagement affectif ou émotionnel nous empêche de traiter rationnellement le problème. L’emprise des habitudes : celle-ci nous pousse à appliquer des solutions toutes faites, à reproduire des comportements qui ne sont peut-être plus adéquates. L’empressement :   la solution la plus évidente n’est pas toujours la plus  durable à long terme. Il ne faut pas hésiter à investir du temps dans l’analyse.

L’individualisation de la recherche :   Si chaque membre d’un groupe cherche à résoudre un problème chacun de son côté, la solution risque d’être dispersée, le groupe va perdre sa motivation liée à l’objectif commun. Le non-respect du rythme de chacun : être méthodique, c'est d’abord travailler avec rigueur et discipline. Une résolution de problème implique le développement d’un esprit créatif, encadré dans une démarche rigoureuse afin de ne pas se perdre. La créativité et l’imagination sont au centre des méthodes de résolution de problèmes. Contrairement à la croyance populaire qui veut qu’on les distingue, la créativité est un processus de résolution de problème. Développez des idées ou points de vue différents On peut essayer de transformer suivant la check list d'Osborn Tourner = changer d’angle, prenez une approche rafraîchissante, un point de vue inhabituel, une application inattendue Retourner = prenez l’idée inverse, projetez vous dans le futur et retournez dans le passé, mettez vous dans la peau d’une autre personne, cherchez l’idée contraire Adapter = utilisez l’idée pour un objectif différent, adapter la, à une nouvelle situation, de nouveaux usages Nouvelliser = rendez la différente, surprenante, inhabituelle, intrigante, changez de couleur, forme … Substituer = qui d’autre à sa place, quoi, changez d’ingrédients, de matériel, processus, d’endroit, d’approche, de voix ou de ton, changez de tâches Fusionner = ajoutez quelque chose, éliminez, créez un mélange, alliage, un ensemble, combinez les intentions, idées, objectifs Omettre = soustrayez quelque chose, simplifiez, laissez certains aspects de côté, réduisez le nombre d’éléments ou d’étapes, demandez vous « qu’est-ce qui arriverait si nous ne … » Réaménager = faites une combinaison différente, créez un nouveau schéma, changez de rythme, de séquence Magnifier ou minifier = agrandissez, comprimez, faites plus légère, pesante, longue, courte, ajoutez de la valeur, multipliez, exagérez, sous-estimez Embellir = ajoutez de la beauté, du mystère, rendez la plus attrayante, intéressante Relier = reliez- la à une autre de vos idées, solutions, trouvez des analogies qui s’y appliqueraient OUTILS ET MÉTHODES DE TRAVAIL Ces outils et méthodes de travail résultent de l’idée qu’une action réfléchie, préparée, pensée à l’avance et coordonnée est plus cohérente, plus efficace qu’une action improvisée. Je propose la classification ,des différents outils, suivante: Rechercher les données et les solutions Sélectionner les données et les solutions Appliquer les solutions Elle s'inspire de notre mode de fonctionnement pour résoudre les problèmes. La méthode "logique" serait celle-ci: Rechercher, rassembler toutes les données possibles en liaison directe ou indirecte avec le sujet traité. Classer ou sélectionner ces données en fonction de critères. Arranger ces informations en fonction de l'objectif poursuivi, cette dernière fonction demande de la créativité. Michel Watrin Ingénieur Formateur Cabinet GINALEX Site http://ginalex.free.fr/