Bien communiquer pour bien manager

 

Les réseaux de communication en entreprise Bien communiquer pour bien manager

Les réseaux de communication dans l'entreprise  Les réseaux ou circuits de communication dans une entreprise l'organisation demande pour fonctionner, un échange de données, lesquelles instruisent les individus en vue d'une action.  Deux personnes communiquent des informations quand il existe un lien entre elles.  A partir d'elles se constituent alors des réseaux de types formels ou informels : Les réseaux formels sont définis par la structure officielle, hiérarchique ou institutionnelle Les réseaux informels ne sont ni hiérarchiques ni fonctionnels : La communication s'effectue par le biais des relations personnelles, des bruits, des rumeurs... On détermine pour les réseaux formels les sens de communication : ascendants, descendants, latéraux.

En quoi est-ce important de connaître ces échanges ? Suivant le type de communication utilisé par le groupe, vous devrez adapter votre style de communication en fonction des personnes avec qui vous dialoguez.  On ne s'adresse pas de la même façon à son chef qu'à ses collègues de travail.  Pourquoi ? Parce que vous risquez de surprendre, de bloquer ou déstabiliser votre interlocuteur.  Ces personnes emploient des codes différents, c'est à dire, un vocabulaire, des expressions et même des comportements différents pour exprimer des mêmes sujets. La complexité et le nombre des relations impliquent l'usage d'une série d'outils. Ils vous faciliteront la tâche lors de situations de communication associées à vos objectifs personnels. Ci dessous, une représentation des types d'échanges de relations entre les personnes et les réseaux. Michel Watrin Ingénieur Formateur Cabinet GINALEX Site http://ginalex.free.fr/ Mes diaporamas:Youtube Mon Blog : Manager de terrain

Critique du modèle de Jacques Mélèse

 

Auditer vos processus avec un outil performant. Critiques du modèle de J. Mélèse

CRITIQUES DU MODÈLE Les liens reliant les différents modules entre eux possèdent les caractéristiques d'informations, ce qui revient à dire que la gestion de ce réseau consiste à interpréter de l'information. Comme nous l'avons vu lors de l'étude de la boucle de rétroaction, le délai de la transformation exécutée par le système donne un temps de réponse, entre l'action proprement dite et le constat de son effet. Cet inconvénient multiplié par le nombre de systèmes constituant le réseau donnera une difficulté supplémentaire dans la gestion des informations. Dans la pratique nous constatons également un arrivage asynchrone, ceci s'ajoute, rendant la lecture et la prise de décision parfois contradictoire suivant le moment où on se situe. L'aspect rationnel des informations délestées du contenu psychologique tronque son interprétation et peut conduire à des conclusions tout aussi rationnelles.

Négliger cette facette de l'information peut provoquer, à terme, des réactions épidermiques de la part des personnels. Par exemple : Une perte de productivité significative, alors que le réseau n'évoque rien de particulier mène à penser que les collaborateurs ont une part de responsabilité dans cette défection. Remarquons, en reprenant l'exemple ci-dessus, l'omission d'interventions d'autres systèmes dans le fonctionnement de l'ensemble : Le système maintenance, le système RH, le système formation ou encore le système motivation se trouvent absents du réseau alors qu'ils jouent un rôle dans la fiabilité du réseau. Bien qu'il ne soit pas parfait, ce modèle reste quand même appréciable pour effectuer un audit dans une première étape. Les étapes suivantes devront prendre en compte les "aspects humains". Notons que les psychologues du travail considèrent le management comme une fonction de gestion d'informations et analysent la performance de l'entreprise en soulignant les caractéristiques qualitatives et exhaustives des indications. La résolution de problèmes étant un facteur déterminant de bonne conduite du réseau d'informations entraînant l'efficience de l'organisation. (p 46 psychologie du travail PUF 722 1986) Michel Watrin Ingénieur Formateur Cabinet GINALEX Site http://ginalex.free.fr/ Mes diaporamas:Youtube Mon Blog : Manager de terrain

La globalisation dans l'analyse système

Auditer vos processus avec un outil performant. Globalisation (analyse système)   Approche Lorsque nous sommes en présence de systèmes asservis, nous pouvons les réunir et les considérer comme un système à part entière. Cette approche apporte une aide précieuse lors d'une analyse complexe ou encours de complication. Exemple: En reprenant l'exemple précédent, on devrait encastrer le chef avec son collaborateur ?;-)), ceci ne correspond pas à l'objectif de l'analyse (ouff!!) car nous avons concentré notre attention sur la chaîne de commandement. A partir de cette hypothèse de travail, on pourra associer les deux systèmes en un seul et intituler ce dernier: Commandement opérationnel Conclusion La modélisation de systèmes observera des règles de régulation et d'asservissement. Elles donneront les bases de comparaisons d'un système étudié par rapport au modèle. Michel Watrin Ingénieur Formateur Cabinet GINALEX Site http://ginalex.free.fr/ Mes diaporamas:Youtube Mon Blog : Manager de terrain

-->

Exemple de Guide d'Entretien de Progrès Débuter avec un guide d'entretien Le Plan Le plan du guide d'entretien peut avoir la structure: Rappel des faits Identifier les acteurs Identifier la problématique Identifier les informations manquantes Formuler les hypothèses de la demande Formuler les hypothèses d'action (démarche à effectuer en fonction du point 5) 1- Rappel des faits Bonjour, voilà nous nous rencontrons pour établir une évaluation de votre poste de travail. Cet entretien a pour but d'établir les points de progrès, c'est pourquoi on vous a remis un questionnaire accompagné d'une note explicative sur le but de cette rencontre. Avez-vous des questions concernant ces documents ? 2- Identification des acteurs Comme vous le savez notre N+1 ou PDG souhaite obtenir une information aussi précise que possible pour améliorer notre service aux clients. Par l'intermédiaire des R.H. qui centralise les comptes-rendus et Moi (le chef) qui effectue les rencontres avec les personnes de notre équipe, nous allons établir un programme individuel et collectif de progrès. 3- Identifier la problématique Pour construire ce plan de progrès nous devons disposer d'un maximum d'informations sur la situation présente et cela ne peut se faire sans votre participation active à cette démarche. En fait, la difficulté principale pour nous (les acteurs) c'est de connaître en détails ce qui fonctionne ou pas, c'est pourquoi, votre aide est indispensable. 4- Les informations manquantes Par l'opportunité de votre questionnement, vous découvrirez ce qui se cache derrière l'apparence que veut se donner votre interlocuteur. Ici le choix des questions se portera sur les questions ouvertes. 5-Formuler les hypothèses de la demande Ce que nous vous proposons, c'est de répondre au questionnaire de manière à en déduire les éléments de construction du plan de progrès . Pouvons-nous voir ensemble vos réponses ? Laissez parler votre interlocuteur, poser des questions ouvertes, relais ou miroirs Notez les éléments qui vous semble importants. Remarque: le fait de noter pendant qu'une personne parle et de poser des questions en même temps, la valorise. "Si mon chef prend des notes de ce que je dis, avec en plus mes explications, c'est que cela a de la valeur". 6-Formuler les hypothèses d'action Vous reformulerez les propositions d'actions de votre collaborateur afin de marquer votre accord ou non. Cette dernière étape correspond à la conclusion de l'entretien. Je pense que nous avons vu tous les points que vous souhaitiez traiter ? Michel Watrin Ingénieur Formateur Cabinet GINALEX Site http://ginalex.free.fr/ Mes diaporamas:Youtube Mon Blog : Manager de terrain

Définir l'analyse système

Auditer vos processus avec un outil performant. Regardons de plus près l'analyse système Un système c'est quoi ? J. de Rosnay Un système est un ensemble d’éléments en interaction dynamique, organisé en fonction d’un but. AFNOR Ensemble d’éléments organiques réagissant les uns sur les autres en vue de remplir une fonction. Ensemble d’actions planifiées, hiérarchisées et systématiques dont la description est l’objet d’un plan d’actions. Larousse -Combinaison d’éléments réunis de manière à former un ensemble -Ensemble de méthodes, de procédés destinés à assurer une fonction définie ou à produire u résultat. Et l'analyse systèmique ? Définition de systémique  (Larousse) -Relatif à un système pris dans son ensemble. -Analyse systémique: qui envisage les éléments d’une conformation complexe, les faits, non pas isolément mais globalement, en tant que parties intégrantes d’un ensemble dont les différents composants sont dans une relation de dépendance réciproque. Michel Watrin Ingénieur Formateur Cabinet GINALEX Site http://ginalex.free.fr/ Mes diaporamas:Youtube Mon Blog : Manager de terrain

Propriétés de la boucle de rétroaction

Auditer vos processus avec un outil performant. Propriétés de la boucle de rétroaction Description Le système principal siège de la transformation correspondante à la fonction d'existence du système lui-même, possèdera une entrée et une sortie modifiée quelque peu par les système Capteur et Évaluateur. Le système Capteur: Transforme la sortie en une variable directement mesurable dont l'unité de valeur correspondra à celle l'entrée de manière à ce que système Évaluateur puisse établir une comparaison fiable. La Boucle de Rétroaction correspond à un système de transport des données de sorties et éventuellement les transforme en une autre unité de mesure physique afin de rendre compatible les données de sortie et d'entrée dans le système Évaluateur. Exemple: Un thermocouple placé dans un four mesure la T° et renvoie la donnée par un signal électrique dont la grandeur enclenchera la commande de combustible. Le Système Évaluateur: Comme décrit précédemment, il comparera les données reçues par le capteur avec celle de la consigne. La Consigne: Cette valeur correspond à une constante prédéfinie, elle représente un objectif ou une valeur moyenne de fonctionnement du système principal considérée comme acceptable. La consigne peut être ajustée par un pilote, celui-ci possède le pouvoir de modifier la consigne en fonction des modifications de l'environnement (circonstances et conditions) ou de l'objectif. Michel Watrin Ingénieur Formateur Cabinet GINALEX Site http://ginalex.free.fr/ Mes diaporamas:Youtube Mon Blog : Manager de terrain

Les types de systèmes

Auditer vos processus avec un outil performant. Système ouvert et fermé SYSTEME OUVERT Comme on peut le voir sur la figure ci-dessus, le système échange avec une multitude de systèmes qui constitue son environnement. Autrement dit, il échange avec lui des données qui peuvent modifier le système lui-même. Dès lors pour réaliser une analyse système, nous veillerons à : Soit obtenir UN environnement stable Soit identifier les modifications significatives de l'environnement Exemple Échauffement d'un ordinateur dû à son utilisation→ échange avec le milieu SYSTÈME FERMÉ Dans le cas d'une influence significative de l'environnement sur le système, il faudra agir sur lui afin qu'il conserve ses caractéristiques de départ. En utilisant la cybernétique ou science des contrôles dont les 3 fonctions principales; Contrôler, Réguler, Asservir, s'inscrivent dans l'analyse systèmique et la notion de boucle de rétroaction, le système possède alors les moyens pour se contrôler. La rétroaction ou feedback en anglais, agit en retour à partir d'une sortie identifiée sur l'entrée identifiée du système étudié. Le système évolue alors en fonction de la sortie, ou encore, en fonction de son objectif. On parlera de régulation du système. Son influence peut être positive lorsqu'elle amplifie les entrées et négative lorsqu'elle diminue ces mêmes entrées. Le délai de réaction de la boucle influence la stabilité du système. Son inertie peut provoquer une instabilité allant jusqu'à la disparition du système. L'intérêt de la boucle de rétroaction est de permettre à un système de "survivre" dans un milieu changeant ou instable. Cette boucle devient inutile quand le milieu est stable. Remarquons que dans ce cas, le système est vulnérable car il dépend complètement des conditions de son environnement. Le capteur: Présente un obstacle de repérage du critère, c'est à dire de la variable caractérisant la sortie, dont la valeur (indicateur) exerce , par l'intermédiaire d'un système complémentaire, une action sur l'entrée. Michel Watrin Ingénieur Formateur Cabinet GINALEX Site http://ginalex.free.fr/ Mes diaporamas:Youtube Mon Blog : Manager de terrain