Ce
qu'il faut savoir avant de commencer
Les 5S demandent
un effort considérable aux acteurs, le changement
demandé peut heurter leur système de valeurs en
les remettant en cause.
Imaginez un
instant que quelqu'un vienne vous voir et vous dise que votre
poste de travail n'est pas très net.
Qu'il pourrait être
mieux organisé, plus propre et mieux rangé.
Que
penseriez-vous ?
Allez-y
réfléchissez un instant !
 Evidement
cela ne vous ferait pas plaisir, même si c'était
vrai
Bref, on voit
par là que l'individu concrétise l'élément
central de l'application de la méthode.
Vous devez donc
connaître parfaitement le système de management
existant dans le lieu où va s'exercer les 5S.
Négliger
cet aspect, vous entraînera dans des malentendus en
cascade et difficile à rattraper.
D'un autre c^té
cela vous aidera à choisir le bon angle d'attaque (ceci
n'est qu'une expression, pas une réalité de
terrain).
Par exemple ;
si l'autonomie existe déjà dans la gestion du
poste de travail et qu'elle ne correspônd pas aux
exigences des 5S.
Il faut alors
entreprendre une action de persuasion qui commencera par un
constat factuel du poste de travail, relevant tous les
inconvénients de la situation actuelle.
On interpelle
alors le salarié en plaçant dans une comparaison
entre ce qu'il fait et ce que propose le 5S.
Attention, pour
convaincre, vous devez d'abord vous impliquer.
Le plus simple
consiste à donner des moyens, peu couteux, pour ranger,
nettoyer, ou encore étiqueter.
Peu importe
l'ordre par lequel vous commencez, le principal réside
dans l'engagement que vous prenez par rapport aux 5S et
vis-à-vis du salarié.
Ce n'est qu'à
partir de ce moment qu'il y aura une véritable écoute
de l'employé.
Cette action
doit venir du salarié, ou du moins être acceptée
et doit absolument réussir.
Si vous forcez
la main, vous prenez le risque d'un échec annoncé
car votre partenaire se sentira comme soumis.
Sa première
réaction sera de démontrer, consciement ou
inconsciement sa réalité des faits sans produire
d'efforts pour la changer.
Essayez et vous
verrez.
Une
opération 5S ne s'improvise pas
Avant
de commencer la mise en place des 5S, il est nécessaire
d’étudier le terrain.
Reprenons la définition
des 5 mots du 5S :
Seiri :
Débarasser
Seiton : Ranger
Seiso : Nettoyer
Seikutsu:Ordonner
Shitsuke:Intégrer
Il sera indispensable de relever
les conditions actuelles correspondantes aux 5S.
On évaluera le niveau des
cinq phases à l’aide de tous les documents à
votre disposition et d’une enquête de terrain.
Elle identifiera les endroits,
les groupes de personnes, les moyens, les ressources et la
motivation du personnel.
La première étape
consiste dans la recherche de toutes les informations à
votre disposition.
Vous aurez à rechercher
d'abord dans les archives de la qualité.
Les rapports d'audits, les fiches de non-conformité et
éventuellement des rapports des groupes de progrès.
Suivant la taille de l'entreprise
vous pouvez disposer d'autres renseignements comme par exemple:
Les ressources humaines
alimenteront en éléments concernant le
personnel, comme par exemple: Les formations suivies, les
diplômes obtenus, le niveau hiérarchique,
l'ancienneté en entreprise, le vécu dans
d'autres démarches de progrès, le taux
d'absentéisme etc..
Les méthodes
apporteront des éclaircissements sur les outillages,
les procédures de fabrication, les investissements
prévus, les changements dans le domaine technique..
Cette liste n'est pas exhaustive,
elle est directement fonction de la taille et de l'organisation
de la société.
Plus vous récolterez de
renseignements sur l'état dans lequel se trouve
l'atelier et plus vous serez armé pour prévoir
les évènements.
Vous
analyserez toutes ces informations, vous en déduirez des
résultats, afin d'établir un plan d’action
reprenant ces différents critères d'étude.
Ceci
vous permettra de définir des objectifs chiffrés.
Attention
cette préparation rigoureuse ne doit pas nous emmener
dans une voie stricte, cadrée, dans le sens enfermée.
Elle nous donne une vision de l'existant et nous conduit à
anticiper les comportements, ajuster nos outils dans le but de
convaincre.
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Passons
à l'action !
Personnellement je ne suis pas
partisan d'un ordre chronologique des 5S.
Il me semble plus
efficace de démarrer et de montrer l'efficacité
d'un des 5 points selon l'investissement des salariés.
Commençons, classiquement
par
Seiri
débarrasser.
Il s'agit dans cette phase
d'éliminer tout ce qui pourrait gêner le travail.
Dès lors, on enlève tout ce qui n'est pas utile
au travail en cours.
Pour faciliter le tri, on propose au
salarié de classer dans un tableau ou physiquement sur
l'espace de travail quand c'est possible, ce qui est utile au
travail en cours et ce qui ne l'est pas.
Prenez chaque objet en main et
demandez à quoi cela lui sert présentement.
Il
doit, de lui même se rendre compte de l'intérêt
de son rangement sur son poste de travail.
Rappelez-vous qu'on évitera
au maximum d'imposer.
Cela semble simple, cependant, le "on ne
sait jamais" n'est jamais très loin. Par
conséquent si votre préparation n'indique pas cet
état de fait vous aurez du mal à réguler
votre action.
Pensez-y !
Comment contrer cette réflexion ?
Demandez combien de fois cela est-il arrivé
et quelles étaient les conséquences ?
Proposez ensuite de le ranger à portée
de main, mais en dehors du champ de travail.
Seiton : Ranger
Eviter toute perte
de temps dans de la recherche inutile.
Il est indispensable
de disposer de l'outillage nécessaire à portée
de main.
Disposer
les objets utiles de manière fonctionnelle, s’astreindre
à remettre en place les objets, donner une place bien
définie aux outils, réaliser des accessoires et
supports permettant de trouver les outils rapidement et plus
largement, définir les règles de rangement.
Le
tableau à silhouettes reste le moyen de rangement rapide
le plus utilisé dans les ateliers.
Seiso :
Nettoyer
Dans un environnement propre, une
fuite ou toute autre anomalie se détecte plus facilement
et plus rapidement.
Il est recommandé
de définir un système d'évaluation.
Formaliser le
nettoyage est une étape dans la mise en place de la
maintenance préventive.
Dans l'exemple
ci-dessus, il s'agit d'un lieu de travail (atelier de peinture)
paratgé par plusieurs personnes.
Le but de ce
document se situe dans la prise de conscience de chacun dans sa
responsabilité vis-à-vis de leurs engagements.
Attention, cette
étape peut demander des modifications dans les gammes
opératoires, en incluant des temps de nettoyage. Ceci a
un double objectif ; faire ressortir cette opération
comme importante aux yeux des salariés (puisqu'elle
s'intègre dans les gammes) et implique les partenaires
au respect de la fréquence de nettoyage.
Le nettoyage
n'est ni ponctuel, ni occasionnel il est récurrent
(quotidien). Il n'est pas partiel mais général.
Seikutsu:Ordonner
Afin
que le maintien de la propreté et l'élimination
des causes de désordre deviennent normal, naturel.
Il
est indispensable de les inscrire comme des règles
ordinaires, des standards.
On
pourrait traduire ce mot (Seikutsu) par autodiscipline, on inscrit toutes
les bonnes pratiques dans une charte.
Tout
le monde doit et devra la respecter, elle joue un rôle
important pour les nouveaux venus ou les travailleurs
temporaires.
Shitsuke:Intégrer
Il
faut surveiller régulièrement l'application des
règles, les remettre en mémoire et en corriger
les dérives.
En instituant un système de suivi avec
affichage d'indicateurs, les désormais « 5
S » sont assurés de continuer à
vivre.
Le
temps ancrera petit à petit cette nouvelle manière
de travailler. Elle deviendra comme une seconde nature pour les
salariés, c'est la raison pour laquelle on parle
également d'éducation.
Le
but des évaluations ne situe pas, au préalable,
dans une dimension de sanctions, mais bien comme un
apprentissage.
Cependant,
en dernier recours, la sanction s’appuiera sur des faits, c'est
à dire sur des évaluations impartiales.
Michel
Watrin
Ingénieur
Formateur Cabinet
GINALEX
Site
http://ginalex.free.fr/
Mes
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